Çalıştığım en iyi yönetici bana nasıl yol gösterdi

Çevremizde çok fazla kötü yönetici hikayesi var, eminim sizler de birkaçını duymuş ya da şahit olmuşsunuzdur. Patrondan kurtulma sanatı filmi boşuna ortaya çıkmadı.

İyi yöneticilerin/liderlerin hikayesini daha az duyuyoruz ama onlardan da çok var. Bu hikayeleri çoğaltmak ve iyi yapılanları hayatımızda daha çok görmek için çalıştığım en iyi liderin-yöneticinin bana nasıl yol gösterdiğini sizlerle paylaşmak istiyorum.

19 yıldır endüstri mühendisiyim. Tekstil ve otomotiv sektöründe üretim planlama, malzeme planlama, lojistik, sürekli iyileştirme alanlarında çalıştım. Bu süre içinde çok öğrendiğim, araştırdığım, uygulamalar yaptığım, bana yol gösteren birinin olduğu ve belki de şu anda sahip olduğum çalışma prensibinin temellerinin atıldığı bir dönem oldu. Şimdi o döneme dönüp baktığımda çok iyi bir yöneticiye/lidere sahip olduğumu görüyorum. 

İş hayatımda çalıştığım en iyi yöneticimden neler öğrendim ve bana nasıl yol gösterip liderlik etti?

• Ne yapmaya çalıştığını paylaşmanın önemini (Bütünün parçası)

İşin küçücük bir parçasını anlatarak sadece ona odaklanmanızı isteyen kişiler vardır-ki benim de o tip yöneticilerim oldu. Büyük resmi anlatıp bana düşen kısımda neler olduğunu, bütün içindeki yeri ve önemini bana anlatması işleri kolaylaştırıyordu. Çünkü istenilen sonuç için ben de yaratıcılığımı ya da belki de o an katkısı olacağı düşünülmeyen bilgi ve tecrübemi ortaya koyabiliyordum. Bu, bence karşılıklı kazan-kazan ilişkisi. Liderlerin farkında olması ve geliştirmesi gereken en iyi özellik.

• Hatalardan harika çıkarımlar yapmayı 

Bir problem olduğunda "Kim yaptı" sorusu ile karşılaşmak iş hayatımın sonraki yıllarında gördüğüm bir şeydi. Biz onunla çalışırken problem nasıl oluşmuş, tekrar etmemesi için neler yapılmalı sorularının peşinden giderdik. Bu da yapılan hatalardan, oluşan problemlerden ders almamızı sağlardı.

İlk defa bir hatayla karşılaştığımızda bana verdiği cevabı net bir şekilde hatırlamayı çok isterdim. Ama özetle hataların insanların beceriksizliklerinden kaynaklanmadığını, yanlış ya da eksik talimat-bilgi, sistemden kaynaklandığına dair bir şey söylemişti. Benim için hatalara, problemlere karşı bugünkü bakış açımı kazandırdı, hem iş hayatımda hem de kişisel hayatımda. 

• Yapılan uygulamaların finansal boyutunu anlamayı

İşim gereği sağlanan tasarrufların takibini yapıyor, bu tasarruflar için firmadaki finansal kontrolörün onayını alıyordum.  Bu süreç, işin finansal boyutunu anlamakta faydalı iken bir bütün olan olarak gelir-gider tablolarını, yapılan çalışmaların net kara ya da nakit akışına etkisini anlamayı da o dönemde öğrendim. 

• Ekip üyelerini harekete geçirmeyi

Hemen herkesi kendim gibi kabul ediyordum. Yani bir iş varsa insanların kimsenin hatırlatmasına, her adımda sorgulamasına gerek kalmaksızın hareket ediyor olduğunu varsayıyordum. Onun sayesinde gördüm ki iş her zaman böyle değil. Kimileri ile işi birlikte yapmak, kimilerine nasıl yapıldığını anlatmak, kimilerine nereye varmak istediğimizi anlatıp kenara çekilmek gerekiyordu. 

Tabi bunu yapabilmek için ekip arkadaşlarınızı doğru tanımanız, kimin nasıl harekete geçeceğini bilmeniz ve ilişkilerinizin iyi olması gerekiyor.

• Doğru soruları sormayı 

Doğru noktalara ulaşmak için doğru soruları sormalıyız. Ben soru sormanın, cevap vermekten daha çok beceri ve pratik isteyen bir iş olduğunu düşünüyorum. 

İyileştirme çalışmalarının içinde olduğum tüm zamanlarda karşılaştığım bir insan tipi hiç değişmedi. "Biz bunu daha önce denedik, yaptık" sözlerini tekrarlayan insanlar. Daha önceki denemelerde neyin yanlış gittiğini anlamak için soru sormak benim çok işime yaradı. Bunu da bana öğreten yöneticimdi. Bazen insanların önünde aptal durumuna düşmemek için soru sormaktan çekiniyoruz. Oysa doğru soruları doğru şekilde sorarak sorunları daha kolay çözmek mümkün oluyor.

Makinelerde devreye almaya istediğimiz bir sistem vardı. Yine daha önce denendiği yolunda işin nasıl olmayacağını anlatanlar da vardı tabi. O kişilere ana hatlarıyla aşağıdaki soruları sorduk.

* Siz devreye alırken hangi makineleri kullandınız?

* O makinelerde kimler çalışıyordu?

* Devreye almaya çalıştığınız zaman izlediğiniz yol neydi?

* Neden bu uygulamayı devreye almak istemiştiniz?

* Devreye alınamama sebepleri nelerdi?

Soruların cevabına göre kendimize bir yol belirledik ve çalışma başarılı bir şekilde sonuçlandı.

• Yeni uygulamalarla ilgili harekete geçme yöntemini

Uygulamaların isimlerinden bağımsız olarak yeni uygulamalar için harekete geçmek

Örneğin aşağıdaki konuları konuştuğumuz sabah toplantıları. 

* Bir önceki günün problemlerinin

* Takibi yapılan bir problemin çözümünde hangi aşamasında olduğumuzun

* Müşteri siparişlerine göre üretimin durumunun ne olduğunun gözden geçirildiği toplantı. 

Adına ister Asakai diyelim, ister QRQC, isterseniz başka birşey. Önemli olan amacıydı ve bizim toplantılarımızın Türkçe bir başlığı vardı. Bunu yapmayı öğretirken bizi terimlere boğmadı. Amacımız ne, neden böyle bir şeye ihtiyaç duyuyoruz, nasıl yapmalıyız, onu anlattı. Her sabah toplantıya katılarak bize yol gösterdi. 

Bu nedenle ben de şimdi uygulamaların isminden başlamak yerine, amacımızı ve neden ihtiyaç duyduğumuzu anlatarak başlıyorum yeni uygulamalara.

• Proaktif olmayı

Bir problem çıkmadan öngörülerle ve planlamayla nasıl iyileştirmeler yapılacağını ondan öğrendim. Uzun vadeli hedeflerin belirlenmesi için her yeni yıl öncesi yaptığımız toplantıya ilk zamanlarda o, liderlik ediyordu. Sonraları benim liderliğimde yaptığımız toplantılarda toplantı sırasında ve sonrasında verdiği geri bildirimler, gelecek dönem planlarının nasıl yapılacağını bana öğretti. 

Ancak gelecek dönemi şimdiden düşünmeye başladığımızda proaktif olmamız mümkün. Aksi takdirde maalesef reaktif davranıp günü kurtarmanın dışına çıkamıyoruz.

Eğer siz de iş hayatınızda bir dönem de olsa iyi olduğunu düşündüğünüz müdür/yönetici ya da patron ile çalıştıysanız şanslı insanlardansınız. Belki siz de bu deneyimi paylaşarak çoğalmasına destek olursunuz. Siz en iyi yöneticinizden neler öğrendiniz, size nasıl liderlik etti? 

Yazıyı beğendiyseniz, başkalarının okuması için "Like" butonuna tıklayıp tavsiye ederseniz sevinirim :)

(1)_Resim kaynak :https://orlandoespinosa.blog/2018/11/22/learn-from-mistakes/

Beyin Fırtınası Yaratmanın Yolları

Beyin fırtınası, ekip üyeleri tarafından sağlanan katkıyla belli bir sorun için bir sonuç bulmak için çaba sarf edilen, fikirlerin listesinin toplandığı bir yaratıcılık tekniğidir. (1)

Beyin fırtınasının yaygın olarak bilineni herkesin konuyla ilgili olarak fikrini söylemesi ve grup içinde yapılan puanlama ile sıralamanın belirlenmesidir. Ancak uzun yıllardır konuyla ilgili çalışan uzmanlar, farklı yöntemleri denemiş ve bu yöntemlerin işe yaradıklarını görmüşler. Bu yazıda uygulanan bu yöntemlere değinip hangi durumda hangisini kullanmak daha uygun olur konusuna eğileceğiz.

• Sorularla beyin fırtınası : Daha önce Soruların Gücü yazımızda da bahsettiğimiz bir teknik. MIT Liderlik Merkezi yönetici direktörü ve MIT Sloan profesörü Hal Gregersen'e göre sorular yaratıcılığı teşvik ediyor. 

Bu süreç, sadece bir soruna odaklanmaya izin veriyor. Yeni ve yenilikçi bir çözüme ulaşabilmek için alternatif bakış açılarını inceleme fırsatı sağlıyor. 3 basit adımı var(2)

1. Zemin Hazırlamak
2. Sorularla Beyin Fırtınası Yapmak
3. Arayışı Tanımlamak ve Ona Bağlı Kalmak

Bu adımların nasıl ilerlediğini görmek isteyenler daha önceki yazıya bakabilirler.

• Tersine beyin fırtınası : Basitçe soruyu tersine çevirerek uygulanır. Yani problemin nasıl çözüleceğini irdelemek yerine problemin nasıl daha kötü hale geleceği sorulur. İlk defa beyin fırtınası yapılan bir grupla yapılmaması öneriliyor. Uygulayıcılar genellikle ilk tur beyin fırtınasını alışagelinen şekilde yapıp 2.turu tersine beyin fırtınası yapmayı tercih ediyorlar. 

• Basamaklı beyin fırtınası (Stepladder brainstorming) : 1992'de bulunan bir yöntemdir. Diğer grup üyeleri tarafından etkilenmeden çekingen ve suskun olan üyelerin fikirlerini ortaya koymasına imkan sağlar. Sessizleri dahil etmek için iyi bir yöntem olabilir. Adımlarına bakalım: (3)

1.adım _ Grup olarak bir araya gelinmeden önce üyelere problemi anlatın. Herkesin kendi fikirlerini oluşturması için zaman verin.

2.adım _ İki kişiden oluşan bir çekirdek grup oluşturun. Problemi tartışmalarını isteyin.

3.adım _ Gruba 3.kişiyi ekleyin. 3.üye, diğerlerinin fikirlerini  duymadan önce kendi fikirlerini sunsun. Her üç üye de fikirlerini ve çözümlerini belirledikten sonra seçeneklerini tartışsın.

4.adım _ 4.üyeyi gruba ekleyin. 3.adımı tekrarlayın.

5.adım _ Tüm üyeler gruba dahil edilecek şekilde aynı durumu tekrarlayın. Tüm üyeler fikirlerini sunduktan sonra grup kararını ortaya çıkarın.

• Dairesel fikir değişimi beyin fırtınası (Round-Robin brainstorming) : En büyük avantajı, takımın iddialı üyelerinden etkilenmeden, daha fazla fikir üretmek için başkalarının fikirlerini kullanmasıdır. Adım adım neler yapılıyor ona bakalım: (4)

1.adım _ Ekibi bir masa etrafında toplayın. Herkese fikirlerini yazması için bir kart verin.

2.adım _ Problemi ve oturumun hedeflerini açıklayın. Sorular varsa cevaplayın.

3.adım _ Her ekip üyesi karta fikirlerini yazsın.

4.adım _ Herkes bir fikir yazdığında, kartları yanındaki kişiye aktarmasını sağlayın. Sonuçta herkes komşusunun yazdığı fikir kartını elinde tutuyor olmalı.

5.adım _ Her kişiye komşusunun fikrinin ilham olduğu başka bir fikir oluşturmasını sağlayın. Kartı tekrar yanındaki kişiye aktarmasını sağlayın.

6.adım _ Bu dairesel fikir değişimini, yeterince iyi fikir toplamak için gerektiği kadar sürdürün. Sonunda aynı olan fikirleri kaldırabilir ve üzerinde gerekirse daha fazla tartışabilirsiniz.

Elbette bunların dışında da kullanılan yöntemler var. Ancak burada en çok kullanılanları ve kullandığımızda bize avantaj sağlayacak olduğunu düşündüklerimizi paylaştık. Sizler en çok hangi yöntemi kullanıyorsunuz?

Kaynaklar

(1)_https://en.wikipedia.org/wiki/Brainstorming

(2)_https://hbr.org/2018/03/better-brainstorming

(3)_https://www.mindtools.com/pages/article/newTED_89.htm

(4)_https://www.mindtools.com/pages/article/round-robin-brainstorming.htm