Histogram nedir? Histogram Nasıl Yorumlanır?

Sürekli iyileştirme çalışmalarında değişkenlik kaynaklarının tanımlanması ve kontrol edilmesi önemli bir adımdır. Histogram, bir süreçte var olan değişkenliği anlamamıza yarayan bir araçtır.

Sapma-değişkenlik, verimliliğin düşmanıdır. Hem üretimde hem hizmette değişkenlikleri azaltmak süreçlerin verimliliğini etkiler.
Örneğin evinizde arızalanan bir makine için müşteri hizmetlerini aradınız. Arıza tespiti ve tamiri için teknisyenin ertesi gün, gün içinde (saat 08.00-18.00 arasında) geleceğini söylediler.

Y => Arıza bildiriminden sonra teknisyenin hizmet verinceye kadar geçen süre
Y = bildirim günü + 0-10 saat

Müşteriye verdiğimiz hizmeti iyileştirmek için değişkenliğe sebep olan 0-10 saat arasındaki farkı azaltmalıyız.

Aşağıdakilerin hepsi bizim için bir değişkenlik konusu:

• Üretimde bir ürünün üretilme süresi
• Belirlenen teknik spesifikasyonu ölçüsü
• Bir restoranda yemek bekleme süresi
• Otomobil servisinde aracınızın bakım süresi
• Bir kargo firmasından ürünü teslim alma süresi

Histogram Bizim İçin Ne Yapar?

Histogram, yukarıda bahsettiğimiz gibi değişkenlik gösteren verilerin, merkezi değerini ve merkezi değerin her ili tarafındaki dağılımın şeklini ve boyutunu gösterir. Dağılımın şekli ve boyutu, gizli değişkenlik kaynaklarının belirlenmesine yardımcı olur. Sonuçta kullanılan bu veriler, bir prosesin çıktı üretme kabiliyetini belirleyebilir. 

Excel'de Histogram Nasıl Oluşturulur?

Dağılımın neye benzediğini görmek için Excel'de histogram oluşturabilirsiniz.

Bunun için aşağıdaki adımları takip edin:

• Kullanmak istediğiniz verileri (müşterilerin bekleme süresi, ürünün ölçüm yapılan bir ölçüsü, v.b.) Excel'de bir sütuna girin.
• Bu verileri seçin.
• "Ekle" sekmesinden "Histogram"ı seçin.
• Grafik karşınızda.

Histogram Nasıl Yorumlanır?

Burada 3 tip histogram türünü inceleyeceğiz:

1. Simetrik - Normal : Verileriniz bir ortalama etrafında yoğunlaşıyor. Bu da müşterinize verdiğiniz ortalama değer bilgisini %60-70 oranında biliyorsunuz anlamına geliyor. Burada bahsettiğimiz %60-70 normal dağılım olan ve 6 sigmaya uygun olarak çalışan süreçlerde geçerli. Her bir süreç için istatistiksel araçlar kullanılarak hesaplanmalı. Bir sürecin, normal dağılıma uygun olması demek istediğimiz değerin alt ve üst limitine değil, merkez değere yakın ve uygun üretim/hizmet sağlıyoruz demektir.
2. Eğik - Pozitif : Verileriniz alt limite yakın. Bu verilerin, üretilen bir ürünün bir ölçüsü olduğunu kabul edelim. 100 cm nominal değer beklentisi olan bir ölçü var. 0,1 cm de toleransınız olsun. Yani 99 - 101 cm aralığında ürettiğiniz her ürün kabul edilecektir. Ancak yapılan ölçümler sonucu toplanan veriler çoğunlukla 99 cm ve ona yakın değerler (99,4; 99,5; v.b.) çıkıyorsa üretim prosesiniz alt limite yakın üretim yapıyor demektir. İlerleyen dönemde prosesinizin kontrol dışına çıkıp belirtilen alt limit değerin de altına inecektir. 
3. Eğik - Negatif : Verilerinizin üst limite yakın olması demektir.

Histogram, sürecinizdeki istatistiksel değişkenliğin bir resmidir. Histogramlar sadece hangi süreçlerin iyileştirilmesi gerektiğini bilmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bu gelişmeyi izlemenize de yardımcı olabilir.

Küçük bir örnek veri kümesi kullanılıyorsa ve değişkenlik küçükse, histogram, değişkenlikte veya dağılımın zirvelerinde önemli farklılıkları tespit edecek kadar duyarlı olmayabilir. Bu gibi durumlarda kullanılabilecek gelişmiş istatistiksel araçlar vardır.

5S yapın!

5S bilgisayarda yapılır mı sorusuna cevap vermeden önce 5S ilkelerine ve neden-nasıl yapıldığına bir bakalım.

5S, verimliliği artırmak için çalışma alanlarını organize etmenin ve yönetmenin bir sistemidir. Bunu yapabilmek için çalışma içinde aşağıdakilere odaklanarak iyileştirme yapılması hedeflenmektedir.

• İsrafları ortadan kaldırmak
• Akışı iyileştirmek 
• Süreci azaltmak

5S sistemleri üretim, depolama, ofisler ve hastanelerde yaygındır, ancak 5S ilkeleri herhangi bir işyerinde uygulanabilir. 5S Toyota Motor Company tarafından ortaya konmuş bir yöntem.

• Ayıkla (seiri)
• Düzenle (seiton)
• Temizle & Parlat (seiso)
• Standartlaştır (seiketsu) 
• Sürdür (shitsuke) 

Dağınık bir işyeri düşük üretkenliğe, istenilen bilgiye ve malzemeye istenildiği zaman erişilememesine, çalışan memnuniyetsizliğine ve yeniden meydana gelen kazalara yol açabilir.
5S, daha organize ve daha güvenli bir çalışma ortamı elde etmek için israfı tanımlamaya ve ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

5S ilkeleri bilgisayarda nasıl uygulanır? 

Firmalarda bilgisayar ortamında, özellikle ortak alan kullanımlarında dosyaların gerekli/gereksiz depolanması, isimlendirmenin standart olmaması bazı problemler yaratır. Herkesin dosyalara uygun şekilde erişimi, aradığını bulması ya da depolama alanı yetersizliği bu sorunlar arasında yer alır.

Bir firmada yaptığımız çalışmalar sırasında yaptığımız çalışmalardaki fotoğrafları, videoları ortak alanda depoluyor, kullandıkça gereksizleri kaldırıyor, gerekli olanları farklı bir alanda depoluyorduk. Ancak bir hafta o kadar çok video ve fotoğraf depolamışız ve bizden başka birileri de aynı şekilde videolar depolamış ki ortak alana, IT'den herkese ortak alandaki dosyaların azaltılması ile ilgili uyarı maili geldi.
Bilgisayarda ortak alan depolama sorununu gidermek için kısa bir gözden geçirme yapıp herkesin bilgisayarda tuttukları dosyalarda, ayıklama, düzenleme yapmasına karar verildi. Bunun sürekliliğini sağlamak için dosya adlandırma ve kaydetme işleri için de standart oluşturmak da bir diğer adım oldu. Bu firmada yapılanlardan da yola çıkarak siz bilgisayar ortamınızdaki 5S planınızı aşağıdaki yolu izleyerek yapabilirsiniz:

BİLGİSAYAR ORTAMINDA 5S PLANI

• AYIKLA
• Yedekleme işleminizi etkinleştirin, bunun doğru bir şekilde yapıldığını kontrol edin.
• Bilgisayarınızın masaüstünden gereksiz tüm simgeleri, dosyaları ve klasörleri silin.
• Gereksiz ya da birden fazla depoladığınız dosya ve klasörlerinizi tespit etmek için bir yazılımdan faydalanabilirsiniz. Bizim daha önce kullandığımız programın linkini buraya bırakıyorum. (Duplicate Cleaner)
• Gereksiz tüm klasör ve dosyaları klasörünüzden silin. 
• İpucu: Farenizi bilgisayarınızdaki her simge, dosya veya klasörün üzerine getirin ve kendinize sorun: 
• Bunun ne olduğunu biliyor muyum? 
• Buna ihtiyacım var mı? 
• Ne kadar zamandır bu dosya ya da klasörü kullanmadım
• Ardından silin

• DÜZENLE
• Karmaşıklığı azaltmak ve anında erişime izin vermek için dosyalarınızı ve klasörlerinizi düzenleyin.
• Dosyaları düzenlerken "Standartlaştırma" adımı için kararlaştırılacak Dosya İsimlendirme 
• Masaüstünüzde aşağıdaki klasörleri ve kısayolları oluşturun.
• _UYGULAMA LİNKLERİ - Masaüstü Uygulama bağlantılarınızı ve kısayollarınızı buraya yerleştirin.
• _ GELEN KUTUSU KISAYOL - Gelen Kutunuza kısa bir yol.
• _BELGELER KISAYOL - Belgeler klasörünüzün kısayolu.
• BÜYÜK harfler klasör adlarının okunmasını daha hızlı hale getirir. Bu, klasörlerin tanınmasını hızlandırır ve hayatınızı daha hızlı ve kolay hale getirir.

• TEMİZLE
• Bilgisayar ekranınızı, klavyenizi temizleyin
• Tüm kabloları tozdan arındırın.
• İpucu: Temiz bir ekran parlamayı azaltır. Tozsuz bir bilgisayar, hata ve veri kaybı olasılığını azaltabilir.

• STANDARTLAŞTIR


• Dosya yapılarınızı ve yöntemlerinizi geliştirmeye çalışın. Sürekli iyileştirme sağlamak için en iyi uygulamaları paylaşın. 
• Dosya saklama kılavuzu oluşturun. Dizin yapısını oluşturun. Dosyalar büyük harf, küçük harf kullanarak mı hazırlanacak? Türkçe karakter kullanılacak mı? Tarihler dosya adında yazılacak mı? Yazılacaksa gün, ay ve yıl olarak mı yıl, ay ve gün olarak mı yazılacak? 

• Dosyalara erişim hakkı kimlerin olacak? Sadece okuma yetkisi mi verilecek, düzenleme yetkisi de verilecek mi? Bunun için de aşağıdaki gibi bir düzenleme-okuma yetki matrisini ortak alandaki her klasör için yapın.

• E-postaları, belgeleri ve diğer dosyaları saklamak / silmek için öneriler ayarlayın. 
• 3 yıldan daha eski ve büyük boyutta e-postalar
• 5 yıldan eski ve büyük boyutta raporlar
• Dosya veya mailler sürekli kullanımdaysa veya gerekliyse arşivleme standardı belirleyin ve arşivleyin

• SÜRDÜR
• Bilgisayarınızın çalışma ortamını en üst düzeyde tutmak için PC'nizdeki 5S'i çalıştırmak için haftada 5 dakika ayırın.
• Bu zaman dilimi için Outlook randevusu ayarlayın.
• Şirket içinde rassal olarak bilgisayar ortamı 5S devamlılığı için denetimler gerçekleştirin.

Bu yazıda, bilgisayardaki dosya ve klasör sisteminde 5S uygulanmaya odaklanılmıştır. Dünya, bulut tabanlı sistemlere doğru ilerliyor. Yerel depolama önümüzdeki günlerde kaybolacak. Her türlü yeni değişiklik, dosya ve klasör ile sistem yönetimi gelecekte daha karmaşık hale gelecektir. 5S ve kalite yöntem sistemlerine, yarının veri alanlarını yönetmek için daha fazla ihtiyacımız olacak. Şimdiden dosya ve klasörlerimizi düzenli bir şekilde tutmaya alışırsak gelecekte işimiz daha kolay olacak.

Hemen bugün bilgisayarınızda 5S yapmaya başlayın.

5S çalışmalarını da konuştuğumuz podcast yayınımıza ve podcast içeriğine ulaşmak isterseniz buyrun : Sürekli İyileştirme Yolculuğu - Kadir Nozoğlu

Kriz : Hoshin Kanri İçin En İyi Zaman

Yangın varsa ateşe girmeden önce bir plana ihtiyacınız var.
COVID-19 virüsü nedeniyle 2020 stratejik planlarını uygulayamayan birçok firma var. Beklenmeyen bir problem-durum ortaya çıkıncaya kadar herkesin bir planı var. İşte bu yüzden Hoshin Kanri'ye her zamankinden daha fazla ihtiyacımız var.

Genellikle “politika yayılımı” veya “strateji yayılımı” olarak tercüme edilen Hoshin kanri, Toyota tarafından çabalarını her yıl birkaç kritik hedefe odaklamanın bir yolu olarak geliştirildi. Hoshin Kanri, stratejik planlama biçimi olarak yanlış anlaşılmakta. Bu bir yürütme aracı.

Doğru şekilde yapılırsa, hoshin stratejik hedefleri bir kuruluşun her düzeyinde somut planlara dönüştürür. Hem fonksiyonel birimler arasında yatay hizalama hem de her birim içinde dikey olarak hedefler, projeler ve görevler dizisi oluşturur.

Tracey Richardson'un daha önce paylaşmış olduğu aşağıdaki görsel hedefler ve görevler dizisinin oluşumunu göstermek için güzel bir örnek.

Bugün firmalar COVID kaynaklı kaos içerisindeyken, hoshin'in sağladığı operasyonel odaklanmaya daha çok ihtiyaç duyacaklar. Bu odaklanma olmadan, firmalar kriz nedeniyle kendilerine yüklenen yeni taleplerle daha büyük risk alacaklar. Örneğin firmalardaki IT departmanları son 1-2 aydır video konferansların organizasyonu, evden çalışma için gerekli alt yapının sağlanması gibi konulara yoğun emek ve zaman harcadılar, harcıyorlar. Stratejik planlarındaki diğer projeleri unutup buna odaklandılar.

Ama elbette, bu doğru değil. Normal günlük işlerinin çoğunu oluşturan konular için de zaman ayırmaları gerekir. Ve gerçekten yapılması gereken projeleri var.

HOSHIN'IN DEĞERİ

Burada Hoshin'in değeri devreye giriyor. Üç önemli fayda sağlıyor:

1. Proje yığınının ortadan kaldırılması
Çoğu firma başarılı bir şekilde gerçekleştirebileceklerinden çok daha fazla sayıda projeye başlar - gözleri midelerinden çok daha büyüktür. Hoshin, şirketlere proje listesini akıllı ve verimli bir şekilde nasıl yapacaklarını öğretir. Firmalar şimdi bu beceriye eskisinden daha çok ihtiyaç duyuyor.

2. Hizalama
Daha önce de belirttiğimiz gibi, hoshin şirket içinde hem dikey hem de yatay hizalamayı ve koordinasyonu sağlar. Firma çalışanları farklı konularda çalışmak veya farklı işler yapmak zorunda kaldığında, bu koordinasyonun olması çok önemlidir. Hoshin bunu gerçekleştirme sürecini resmileştirir.

3. Aşırı yüklenmeyi önleme
Şüphesiz, koronavirüs krizi birçok çalışanın yükünü önemli ölçüde artıracaktır. Ancak bu çalışanların sağlığından ve refahından, kriz dolayısıyla ortaya çıkan konulara müdahale edilirken ödün verilmemesi çok önemlidir. Hoshin, bu çalışanların toplam aşırı yüklenmesini önlemeye yardımcı olur. Aynı zamanda ön cepheden C-seviyesine kadar bir organizasyonun tüm seviyeleri arasında iletişim kanalları oluşturur ve açar.

Kriz döneminde itfaiyecilerin mümkün olduğunca hızlı ekipmanlarını almak ve yangına çabuk ulaşmak gereklidir. Ancak itfaiyecilerin bile yangına başlamadan önce bir planı vardır, sadece çılgınca su püskürtmezler ve binaya rastgele girmezler.

Yangına müdahale etmeden veya ekibinizi ateşe göndermeden önce bir plana ihtiyacınız vardır. Şimdi her zamankinden daha fazla ihtiyaçla bu plan Hoshin Kanri.