Spagetti diyagramı nasıl yapılır?

Spagetti diyagramı, fabrika içindeki parçaların ve insanların mesafelerini takip etmenin hızlı ve kolay bir yoludur. Adı, bir tabak spagetti gibi görünen sonuçtan geliyor. Bu yazıda iyi bir spagetti şemasının nasıl yapılacağı hakkında bazı ipuçları ve püf noktaları veriyoruz. Bir insanın, bir malzemenin ya da her ikisinin birden diyagramını çizebiliriz.

Spagetti Diyagramı öncesinde ve sırasında dikkat edilecekler

İlk önemli nokta her ikisini birden çiziyorsak farklı renkler ve numaralandırma kullanarak ikisini farklı şekilde görebilmektir. Sonraki adımlara sırasıyla bakarsak:

1. Tercihen siyah-beyaz çıktı alınmış bir layout üzerinde renkli kalemle çizim yapın.
2. Diyagram çizimine başlamadan önce izleyeceğiniz operatörün rutin çalışmasında nasıl çalıştığını gözlemleyin.
3. Çalışmanıza başlamadan önce ilgili operatörü ve gerekli yöneticileri bilgilendirin.
4. Çalışmaya başladığınız saati kağıt üzerine not alın.
5. Hareketleri layout üzerinde gösterirken yönü belirtmek için oklar kullanın. Diyagramı sonradan incelerken anlaşılabilmesi için o sırada gözlemlediğiniz israflar varsa onları da not alın. (Arama, hata yapma, v.b. israfları)
6. Spagetti diyagramının tamamlanma süresi için kesin bir kural yok. Yapılan işin ve fabrika içindeki harekelerin anladığınızdan emin olduğunuzda bitirin.
7. İşlem tamamlandığında analizi yapın.

spagetti diyagramı

Analiz

Yürüdüğü toplam mesafeyi tahmin etmek genellikle yararlı olur. Layout üzerinde mesafeleri alarak ve yürüdükleri zaman ile çarparak, yürüdüğü mesafenin kaba tahminini kolayca yapabilirsiniz.
Başka bir seçenek ise adımsayar kullanmaktır. Çalışana bir adımsayar verin, başında sıfırlayın ve sonunda adımları not edin. Ortalama bir adım kişinin boyuna göre değişiklik göstermekte olup yaklaşık 70 cm uzunluğundadır. Yürüdüğü mesafeyi de hesaplamak isterseniz ortalama yürüme hızı saatte 5km'dir. Birden fazla adımsayarı dağıtarak aynı anda birden fazla çalışanın mevcut durumunu elde edebilirsiniz. Kesin rotaları bulamazsınız, ancak yürünen mesafeyi bulabilirsiniz. Bui öncesi ve sonrası durumu karşılaştırmak için çok kullanışlıdır.

İyileştirme

İyileştirme aşamasında, işi yapan kişiye de durumu anlatıp fikrini sorun. Büyük ihtimalle ondan bazı cevaplar alacaksınız. Bunun yanında aşağıdakileri yapabilirsiniz:

1. Parçaları ihtiyaç duyulan yere yaklaştırın.
2. Makine ve işlemleri sırayla veya en azından birbirine yakın olacak şekilde düzenleyin (bir iş yükünü veya parçasını geliştirirken, diğerlerini daha da kötüleştirmeyeceğinizden emin olun).
3. İşlemleri basitleştirin.
4. Elektronik olarak yapıp yapamayacağınızı belirleyin. Örneğin ilk web kamerası Cambridge Üniversitesi'nde sadece kahve makinesinde kahve olup olmadığı konusunda insanlara bilgi vermesi konuldu.
5. Bazı işleri yapmanız gerekip gerekmediğini belirleyin.
6. Yürüme mesafelerini azaltmak için iş yükünü farklı şekilde dağıtın.
7. Normal iş akışındaki aramaları, hataları, beklemeyi ve diğer kesintileri azaltın. Hataların sebep oldukları ile ilgili yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.
8. Süreci daha hızlı ve/veya daha güvenli hale getirmek için herhangi bir görsel yönetim türünü kullanıp kullanamayacağınızı belirleyin.

Yukarıdakilerin tümü, yürüdüğünüz toplam mesafeyi ve işi yapmak için gereken toplam süreyi azaltmanıza yardımcı olabilir. Lütfen mesafenin azaltılmasının iyi bir şey olduğunu görün. Ancak bu gözlemle bekleme sürelerini ve çalışma sürelerini azaltma olanağına da sahip olacağınızı da gözden kaçırmayın.

Hatasız Kul Olmaz!

Sıradan bir çalışma gününde kalite mühendisine bir müşteri şikayeti geldi. İlgili kişilerin katılımıyla kısa bir toplantı düzenlendi. Problemin ne olduğu anlaşıldı, her zamanki gibi operatörlerden birinin yanlış yaptığı bir işlem yüzünden bu kadar kişi toplanmıştı. Müşteriden aynı konuda daha önce de tekrarlayan problemler olmuş ve operatöre doğru olan işlem akışı anlatılmış, yanlış yapmaması söylenmişti. Şimdi nasıl bir önlem alınacaktı, operatör tekrar uyarılsa hatayı engellemiş olur muyduk?

• Bu kadar anlatmaya, öğretmeye rağmen neden insanlar hala hata yapar?
• İşi yapan kişiler işi hatasız yapmanın önemli olduğunu bilmiyor mu? 
• İşi hatalı yapmamak için insan dışındaki faktörler için hiçbir şey yapılamaz mı?

Bir problemle karşılaşıldığında çoğunda eğilim suçlamak için bir kişi bulmaktır. W.Edwards Deming sistemin problemlerin %93'ünden sorumlu olduğuna inanıyordu. Zaman geçtikçe bu oranı %97'ye kadar çıkardı. O neden böyle düşünüyordu, neden diğer birçok kişinin ilk eğilimi bir başkasını sorumlu tutmak? 

Bir kişinin suçlanmasının kötü bir fikir olmasının sebebi, kök nedenleri aramamamız ve firmamızın çok daha etkili bir şekilde gelişmesine engel olmamızdır. 

Bu hatayı neden yaptılar? Sistem neden bu hatanın yapılmasına izin verdi? Zinciri birkaç adım daha takip ettiğimizde daha etkili bir çözüm bulmamızı sağlayacak kök nedenleri bulabiliriz. Ancak kök neden bulmak için biraz daha fazla araştırmak, tüm çalışanların performansını arttıracak çözümler bulmak gerekir. Peki ulaşacağımız bu çözümler neler olabilir?

• Poka-yoke (hatasızlaştırma) metotlarını kullanabiliriz. Örneğin operatörün diktiği fermuarın kılıfın birleştirilmesi sırasında ters yönde olduğunun fark edildiği bir hatamız var. Bu hatanın olmaması için operatöre defalarca eğitim verebiliriz. Ancak en ufak bir dalgınlık veya unutkanlıkta hatanın tekrarlanma riski hep var. Burada temas metodunu kullanabileceğimiz poka yoke fermuarın hep aynı şekilde ve yönde dikilmesini sağlayabiliyor. Aşağıdaki resimde de görülen, geliştirilen aparata baktığımızda da ne çok para harcanmış ne de sensörlü bir mekanizma görüyoruz. Önemli olan sorunun kök nedenini doğru tespit ve operasyonda kim çalışırsa çalışsın doğru işin çıkacağından emin olduğumuz sistemi kurabilmek.

• Standart uygulamaları, herkesin en iyi yöntemleri kullanmasını sağlayacak şekilde geliştirebiliriz. Herkesin o işi yaparken kendi en iyisini bulması ve birbirinden farklı şekillerde çalışması yerine en iyiyi standart hale getirebiliriz. 
• Operasyon adımlarını basitleştirebilir ve hata olasılığını ortadan kaldırmak için süreci yeniden düzenleyebiliriz. 

Bu iyileştirme, sürdürülebilir ve zamanla daha fazlası üzerine inşa edilebilir hale gelir.

Bunun yanı sıra insanları hatanın kaynağı olarak görmek yerine onları proseslerin zayıflıklarını iyileştirme kaynağı olarak görmek gerekir. Bu da insanların gelişimine de odaklanmayı gerektirir. 

Sistem geliştirmeleri bulma konusunda hep insanın hata kaynağı olduğuna dair önyargılarla uğraşıyoruz. Sistemlerin iyileştirilmesi konusunda deneyim kazandıkça, Deming'in %93-97 rakamlarının bilgeliğini gösteren deneyimlerimiz artıyor. 

Daha çok "Neden"leri sorgulayarak, insanı iyileştirme kaynağı olarak görerek firmamızın daha etkili ve sürdürülebilir şekilde gelişeceği ve iyileşeceği kesin. Bunu yapmak için tek gereken ise nedenleri nasıl sorguladığımız ve çözümleri bulurken ne kadar sistemsel yaklaştığımız.

Sistemleri iyileştirmeye ve insanları geliştirmeye devam...

GİZLİ FABRİKA

"Damlaya damlaya göl olur" sözüyle anlatılmak istenen her ne kadar birikimlerimizden az da olsa tasarruf etmenin önemini vurgulamak olsa da, ben bugün istemsiz ya da kanıksanmış kayıp damlaların hayatımızda işletmemizde yarattıkları üzerine kullanacağım bu sözü.

Hayatta da iş yerimizde de her şey bir süreçten ibaret. Girdisi, operasyon adımları, çıktısı ve süreç göstergeleri olan bir süreç... Süreçlerimizde odaklandığımız genellikle çıktılarımızın kalitesi ve beklentilerimizi karşılayıp karşılamadığı oluyor. Süreç içinde neler olduğu ile ilgilenenlerimizin sayısı oldukça az. 

Bir yerdeki çiçeğe ya da ağaca su vermek istediğimizi düşünelim. Bitkiye suyu vermek için bir çeşmeden su dolduruyoruz. Çeşmeden suyu vereceğimiz yere kadar kovadaki sudan bir miktar döküldüğünü ve arada gördüğümüz başka bir çeşmede kovadaki suyun eksiğini tamamladığımızı varsayalım. Bu durumda bitkiye götürmek istediğimiz kadar suyu götürmüş olacağız, değil mi? Bu sırada yaşadığımız kayıpsa yolda giderken döktüğümüz su ve ikinci çeşmeden tekrar su doldurmak için harcadığımız zaman olacak.

İş yerindeki süreçlerimizde de benzer bir durum var. Süreç sonunda yaptığımız kontrollerde ya da en son operasyonda yukarıdaki örnekte olduğu gibi %94,4 başarılı gibi görünüyoruz. Ancak oraya gelene kadar oluşan kayıplarımızı görmezsek sürecin %87,4 başarılı olabildiğini gözden kaçırıyoruz. Ve bu damlalar birike birike gittikçe büyüyen kayıp maliyetlerimizi oluşturuyor. 

Armand Vallin Feigenbaum'un dediği gibi hataları düzeltmekte harcanan çaba o kadar fazla oluyor ki fabrikanın içinde gizli bir fabrika olmasıyla aynı etkiyi yaratıyor.

Bu gizli fabrikanın boyutunu küçültmek ya da tamamen ortadan kaldırmak için her bir operasyonda çalışan kişinin önce bunun farkında olması gerekir. Bu da öncelikle bunların takip edilebilmesi için bir sistem oluşturulmasıyla mümkün. Sistem, başta manuel takip gerektiren bir yöntem olabilir. En çok kaybı nerede yaşadığımızı bulmak ve sistemin doğru verileri elde edecek şekilde doğru çalıştığını tespit etmek açısından manuel bir takip yöntemiyle başlamak doğru olur. Sonrasında bu kayıpların kayıt altına alınması ve düzeltici-önleyici aksiyonların belirlenmesi için teknolojiden faydalanabiliriz. Her bir operasyonda, kaynakları verimli kullanıp kullanmadığımıza dair verileri sistemden otomatik almamızı sağlayacak yöntemler belirleyebiliriz. Veriler olmadan mevcutta nerede olduğumuzu ve neyi iyileştirebileceğimizi bilemeyiz. Bu nedenle veri toplamak için kendimiz, firmamız için en verimli yöntemi belirlemeli ve bir an önce çalışmaya başlamalıyız.

Damlaların birikip göl olmasına izin vermemek için sizlerin kullandığı yöntemler neler? Bu damlaların ve oluşturacağı gölün farkında olup geç olmadan önlemleri alacağımız çalışma alanları oluşturabilmek dileğiyle...