5S yapın!

5S bilgisayarda yapılır mı sorusuna cevap vermeden önce 5S ilkelerine ve neden-nasıl yapıldığına bir bakalım.

5S, verimliliği artırmak için çalışma alanlarını organize etmenin ve yönetmenin bir sistemidir. Bunu yapabilmek için çalışma içinde aşağıdakilere odaklanarak iyileştirme yapılması hedeflenmektedir.

• İsrafları ortadan kaldırmak
• Akışı iyileştirmek 
• Süreci azaltmak

5S sistemleri üretim, depolama, ofisler ve hastanelerde yaygındır, ancak 5S ilkeleri herhangi bir işyerinde uygulanabilir. 5S Toyota Motor Company tarafından ortaya konmuş bir yöntem.

• Ayıkla (seiri)
• Düzenle (seiton)
• Temizle & Parlat (seiso)
• Standartlaştır (seiketsu) 
• Sürdür (shitsuke) 

Dağınık bir işyeri düşük üretkenliğe, istenilen bilgiye ve malzemeye istenildiği zaman erişilememesine, çalışan memnuniyetsizliğine ve yeniden meydana gelen kazalara yol açabilir.
5S, daha organize ve daha güvenli bir çalışma ortamı elde etmek için israfı tanımlamaya ve ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

5S ilkeleri bilgisayarda nasıl uygulanır? 

Firmalarda bilgisayar ortamında, özellikle ortak alan kullanımlarında dosyaların gerekli/gereksiz depolanması, isimlendirmenin standart olmaması bazı problemler yaratır. Herkesin dosyalara uygun şekilde erişimi, aradığını bulması ya da depolama alanı yetersizliği bu sorunlar arasında yer alır.

Bir firmada yaptığımız çalışmalar sırasında yaptığımız çalışmalardaki fotoğrafları, videoları ortak alanda depoluyor, kullandıkça gereksizleri kaldırıyor, gerekli olanları farklı bir alanda depoluyorduk. Ancak bir hafta o kadar çok video ve fotoğraf depolamışız ve bizden başka birileri de aynı şekilde videolar depolamış ki ortak alana, IT'den herkese ortak alandaki dosyaların azaltılması ile ilgili uyarı maili geldi.
Bilgisayarda ortak alan depolama sorununu gidermek için kısa bir gözden geçirme yapıp herkesin bilgisayarda tuttukları dosyalarda, ayıklama, düzenleme yapmasına karar verildi. Bunun sürekliliğini sağlamak için dosya adlandırma ve kaydetme işleri için de standart oluşturmak da bir diğer adım oldu. Bu firmada yapılanlardan da yola çıkarak siz bilgisayar ortamınızdaki 5S planınızı aşağıdaki yolu izleyerek yapabilirsiniz:

BİLGİSAYAR ORTAMINDA 5S PLANI

• AYIKLA
• Yedekleme işleminizi etkinleştirin, bunun doğru bir şekilde yapıldığını kontrol edin.
• Bilgisayarınızın masaüstünden gereksiz tüm simgeleri, dosyaları ve klasörleri silin.
• Gereksiz ya da birden fazla depoladığınız dosya ve klasörlerinizi tespit etmek için bir yazılımdan faydalanabilirsiniz. Bizim daha önce kullandığımız programın linkini buraya bırakıyorum. (Duplicate Cleaner)
• Gereksiz tüm klasör ve dosyaları klasörünüzden silin. 
• İpucu: Farenizi bilgisayarınızdaki her simge, dosya veya klasörün üzerine getirin ve kendinize sorun: 
• Bunun ne olduğunu biliyor muyum? 
• Buna ihtiyacım var mı? 
• Ne kadar zamandır bu dosya ya da klasörü kullanmadım
• Ardından silin

• DÜZENLE
• Karmaşıklığı azaltmak ve anında erişime izin vermek için dosyalarınızı ve klasörlerinizi düzenleyin.
• Dosyaları düzenlerken "Standartlaştırma" adımı için kararlaştırılacak Dosya İsimlendirme 
• Masaüstünüzde aşağıdaki klasörleri ve kısayolları oluşturun.
• _UYGULAMA LİNKLERİ - Masaüstü Uygulama bağlantılarınızı ve kısayollarınızı buraya yerleştirin.
• _ GELEN KUTUSU KISAYOL - Gelen Kutunuza kısa bir yol.
• _BELGELER KISAYOL - Belgeler klasörünüzün kısayolu.
• BÜYÜK harfler klasör adlarının okunmasını daha hızlı hale getirir. Bu, klasörlerin tanınmasını hızlandırır ve hayatınızı daha hızlı ve kolay hale getirir.

• TEMİZLE
• Bilgisayar ekranınızı, klavyenizi temizleyin
• Tüm kabloları tozdan arındırın.
• İpucu: Temiz bir ekran parlamayı azaltır. Tozsuz bir bilgisayar, hata ve veri kaybı olasılığını azaltabilir.

• STANDARTLAŞTIR


• Dosya yapılarınızı ve yöntemlerinizi geliştirmeye çalışın. Sürekli iyileştirme sağlamak için en iyi uygulamaları paylaşın. 
• Dosya saklama kılavuzu oluşturun. Dizin yapısını oluşturun. Dosyalar büyük harf, küçük harf kullanarak mı hazırlanacak? Türkçe karakter kullanılacak mı? Tarihler dosya adında yazılacak mı? Yazılacaksa gün, ay ve yıl olarak mı yıl, ay ve gün olarak mı yazılacak? 

• Dosyalara erişim hakkı kimlerin olacak? Sadece okuma yetkisi mi verilecek, düzenleme yetkisi de verilecek mi? Bunun için de aşağıdaki gibi bir düzenleme-okuma yetki matrisini ortak alandaki her klasör için yapın.

• E-postaları, belgeleri ve diğer dosyaları saklamak / silmek için öneriler ayarlayın. 
• 3 yıldan daha eski ve büyük boyutta e-postalar
• 5 yıldan eski ve büyük boyutta raporlar
• Dosya veya mailler sürekli kullanımdaysa veya gerekliyse arşivleme standardı belirleyin ve arşivleyin

• SÜRDÜR
• Bilgisayarınızın çalışma ortamını en üst düzeyde tutmak için PC'nizdeki 5S'i çalıştırmak için haftada 5 dakika ayırın.
• Bu zaman dilimi için Outlook randevusu ayarlayın.
• Şirket içinde rassal olarak bilgisayar ortamı 5S devamlılığı için denetimler gerçekleştirin.

Bu yazıda, bilgisayardaki dosya ve klasör sisteminde 5S uygulanmaya odaklanılmıştır. Dünya, bulut tabanlı sistemlere doğru ilerliyor. Yerel depolama önümüzdeki günlerde kaybolacak. Her türlü yeni değişiklik, dosya ve klasör ile sistem yönetimi gelecekte daha karmaşık hale gelecektir. 5S ve kalite yöntem sistemlerine, yarının veri alanlarını yönetmek için daha fazla ihtiyacımız olacak. Şimdiden dosya ve klasörlerimizi düzenli bir şekilde tutmaya alışırsak gelecekte işimiz daha kolay olacak.

Hemen bugün bilgisayarınızda 5S yapmaya başlayın.

5S çalışmalarını da konuştuğumuz podcast yayınımıza ve podcast içeriğine ulaşmak isterseniz buyrun : Sürekli İyileştirme Yolculuğu - Kadir Nozoğlu

5S amaç mı araç mı?

Yalın Yönetim faaliyetlerinin amacı problemlerin, israfın görülmesi ve ortadan kaldırılması, değer katmayan operasyonların toplam içindeki süresinin azaltılması olduğunu çoğumuz söyleyebiliriz. Bütün bunları yapabilmek için ise en temeldeki amacımız israfların, problemlerin görünür hale getirilmesidir. 

Yalın faaliyetleri gerçekleştirirken kullanabileceğimiz birçok araç var. Her bir aracın temelinde yatan felsefenin de problemleri görünür kılmak olduğunu bilerek uygulamakta fayda var. Örneğin araçlardan 5S'i ele alırsak, bu çalışmayla yaratmaya çalıştığımız etkin ve verimli bir işyeridir. İşyeri organizasyonu, o alanda çalışan kişinin işini kolay yapabilmesini, karışıklığı ve karmaşayı azaltacak şekilde düzenlenmesini ve hataya açık alanların kolayca görünebilir hale getirilmesini sağlamalıdır. 

5S adımlarından en çok hangisinde yoldan çıkıyoruz? Aşağıdaki gibi düzenleme adımında mı?

5S'in adımlarına bakalım. 

1. Ayıklama : İlk adımda ihtiyacımız olmayan ve kullanmadığımız eşya, ekipman, v.b.nin ortamdan uzaklaştırılması
2. Düzenleme :  Ayıklamadan sonra bize kalan, kullandığımız eşyaların düzenlenmesi
3. Temizleme  : Belirleyeceğimiz periyotlarda çalışma alanındaki alet, ekipmanın temizlenmesi -ki bu temizleme sırasında tek amaç temizliği yapmak değil-. Temizleme sırasında alet, ekipman ile ilgili aksayan, ters giden bir şeyler varsa onun da tespit edilmesi
4. Standartlaştırma : İhtiyacımız olan ya da olmayanın ayrılması, kurduğumuz düzenin kalıcı hale gelmesi için standartların oluşturulması. Burada gölgeleme, etiketleme, renklendirme, işaretleme, v.b. metodların standart hale gelmesinden ve kayıt altına alınmasından bahsediyoruz.
5. Sürdürebilme : Herkesin öncelikle kendi çalışma alanını ve sonra tüm fabrikayı gözeterek çalışmaların gözle görülür bir fark oluşturmasının kalıcı hale getirilmesi. Denetimler bir araç olabilir, herkesin öncelikle kendi alanını gözetmesi, denetlemesi kalıcığın artmasında büyük etken.

Peki biz 5S çalışmalarını, birçok yerde yapıldığı gibi sadece "herşeyin bir yeri olmalı herşey yerli yerinde olmalı" mantığı ile yaklaşırsak ne olur? Gereksiz yere işaretlediğimiz eşyalar, yerinden oynamaması için ekstra harcadığımız zaman ile uğraşıp dururuz. Bütün bunlar anlamsız olduğu ve amaca hizmet etmediği için de katılımı sağlamaktan ve sürdürebilirlikten bahsetmek mümkün olmaz. 

Bu sebeplerden ve gerçek amaç tam anlaşılamadığı için birçok kişide 5S'in sadece üretim alanında  yapılması gereken bir çalışma olabileceği kanısı var. Oysa ki ofislerde de yapılabilecek ve verimliliği arttıracak bir araç. Ofislerde de hiç kullanmadığımız veya kullanım sıklığı değişen eşyalar, dokumanlar, dosyalar var değil mi? O halde burada da ayıklama ve düzenleme işlemini yapabilir ve bunları standart hale getirebiliriz. Ofislerde 5S çalışmasına en ihtiyaç duyulan nokta ise bilgisayarlar bence. Bilgisayarda sakladığımız dokümanları nasıl saklıyoruz? Belli bir düzeni var mı yoksa masaüstüne kaydedip sonra ararken kayıp mı oluyoruz?

Videoda Anne'in ofis 5S'i sorgulamasını, anlamaya çalışmasını izleyebilirsiniz.

Bu, yalın aracın bize nasıl yardımcı olduğunu düşünmeden doğrudan kopyalamanın bir örneğidir. Telefonunuzun veya klavyenizin nereye gittiğini belirleme gereği var mı? Muhtemelen yok. Bu, bir fabrikanın araçlarını uygun olmayan bir şekilde doğrudan kopyalamadığımızda başımıza gelebilecek bir diyalog.

Ofiste 5S uygulamasını sorgulayan Anne gibi, biz de sorgulamaya, yapılanlara gerçekten ihtiyacımız olup olmadığını ve bize yarar sağlayıp sağlamadığını anlamaya başladığımız zaman doğru yoldayız demektir.

Kalıcılık ve sürdürebilirlik, ancak amaç doğru anlaşıldığı ve uygulandığı zaman mümkün. 

Yalın Hastane

Yalın Hastane

Son dönemlerde hastanelerdeki yalın uygulamalarla ilgili çok haber duyar olduk. Hem üretim hem hizmet sektöründe uygulanabilir olduğunu göstermek açısından güzel gelişmeler.

Geçtiğimiz günlerde Özel Medicabil Hastanesi "Yalın Hastane" Etkinliği'ne ev sahipliği yaptı.
Etkinlikte paylaşılan sunumlardan Hekimlikte ve Hemşirelikte Yalın Yaklaşım ve Görsel Yönetim sunumları hastanedeki uygulanabilirliği görmek açısından faydalı. Etkinlik sayfasında Sunumlar&Bildiriler sekmesinden sunumlara ulaşmak da mümkün.

Bu tür çalışmaların ve etkinliklerin artması ile daha verimli, daha kaliteli ve daha hızlı bir toplum olacağız.

5S - Tertip-Düzen-Temizlik mi?

5S - Tertip-Düzen-Temizlik mi?

Yalın Yönetim sisteminin araçlarından biri olan 5S in amacı nedir? Çoğunlukla yapıldığı gibi Yalın Dönüşüme başlama hevesinde olan firmaların veya yöneticilerin ilk başlaması gereken alan 5S çalışmaları mıdır?

Çalışmalara 5S ile başlayan ve bu araca tertip-düzen-temizlik misyonu yükleyen firmaların başarısız olduğunu görüyoruz. Çalışmanın yapılış amacını tam olarak anlamayan çalışanların, süreci benimsememesi, dolayısıyla çalışmalara gönüllü katılımı sağlamaması nedeniyle hep aynı duvarlara çarpıyoruz biz. Oysa ki 5S denetimleri yapılacağı zaman Paşa temizliği yaparak etrafın çiçek gibi olmasını sağlayan çalışanlara, işimizi daha kısa sürede-daha kaliteli ve daha düşük maliyetli olarak yapabilmek için 5Si kullanabileceğimizi gösterebilmeliyiz.

Italyan bir doktor ve eğitmen olan Maria Montessori tarafından geliştirilen Montessori eğitim sisteminin temelinde de çocuğun hayatını kolaylaştırmak yatıyor. Bu amaçla çocuğun kullanım alanındaki nesneleri çocuğun boyutlarına göre düzenlenmelidir ki çocuk günlük ihtiyaçlarını tek başına yardım almadan ve zorlanmadan yapabilsin. Nasıl ki bu düzenlemelerle çocuk daha özgür, mutlu ve özgüvenli hissediyorsa bizler de çalışma ortamımızı 5S ile bu amaçla düzenlediğimizde işimizi daha kolay yapabiliriz.

5S
Ayıkla
Düzenle
Parlat
Standartlaştır
Sürdür

adımlarına baktığımızda;


Ayıklama, işimize yaramayan malzeme ve ekipmanların ortamdan uzaklaştırılması ve daha geniş-ferah alana sahip olmak.
Düzenleme, geriye kalan işe yarayanları kullanım sıklıklarına göre işimizi kolaylaştıracak, aradığımızı en çabuk şekilde bulmamızı sağlayacak şekilde yerleştirilmesi.
Parlat, kullanacağımız malzemelerin temizliği.
Standartlaştırma, ayıklama, düzenleme ve parlatma işlerini hangi sıklıkla kiminle yapabileceğimizi tanımlamamız.
Sürdürme aşaması da yukarıda bahsettiklerimizi bir defalığına Paşalar için değil, sürekli olmasını sağlama adımı.

25 saniyede aşağıdaki sayıları 1 den 49 a kadar sıralayalım

Ne kadarını sıralayabildik? Yeterince hızlı mıydık? Daha hızlı yapabilmek ve 25 saniyede işimizi tamamlayabilmek için yapabileceğimiz neler var?




Ayıklama işleminden sonra tablo:

Düzenleme işleminden sonra tablo:

Şimdi hangi sayının nerede olduğunu da eksik olan sayının hangisi olduğunu da bulmak daha kolay.

Yaptığımız tüm çalışmalarda amacımız bu olmalı, en hızlı, en kaliteli ve en düşük maliyetle işlerimizi yapmak.