Doğru proje seçimi & proje başarısı

Doğru proje seçimi & proje başarısı

Bir proje çalışmasının başarılı olabilmesi için önemli olan 3 temel başlık var. Proje adımlarının doğru ilerlemesini sağlamak, proje tanımının doğru yapılması ve ekibin doğru seçilmesi.

Bütün iyileştirme çalışmalarında 5 temel adımımız var: Tanımlama, Ölçme, Analiz etme, İyileştirme ve Kontrol. Deming'in PUKÖ (Planla/Uygula,Kontrol et ve Önlem Al) döngüsü ile uyuşan adımlarımız. Tanımlama başlığında hem projenin doğru tanımlanması hem de ekibin yeterli bilgi, becer, ve deneyime sahip çalışanlardan seçilmesi önemli. Projelerin en önemli ayağı PLANLAMA. Doğru bir planlama yapmadan çıktığımız yolda başımıza hep tersliklerin gelmesi normal.

Proje tanımımızı neye göre yapıyoruz? Yapmalıyız? 

Projenin oluşturulması ve tanımlanması için girdiler için 4 temel nokta belirleyebiliriz. Müşteri, Tedarikçi, Patron / Üst Yönetim, Çalışanlar.
Katkısı alınabilecek en zor olan girdi sahibi kim?
Tedarikçi?
Müşteri?
Çalışan?
Hepsi için ortak bir katılım payesi var mı?
Katkılarıyla birlikte ne kazanacaklar? Onlara bir faydası olacak mı?

Girdileri oluşturan ve proje üzerinde çalışacak kişilerin de problemin çözümünde yer almaları için :

-Değer yaratan noktaların tespiti için değeri gören – algılayan insanlar yetiştirmeliyiz!

-Oluşturulan ekibin proje çalışmasının sonuçlarının iyi olacağına inanması – Yetenekleri ve zamanları bu işin yapılması için yeterli mi? Onların bu işi yapabileceklerine inanıyor musunuz?  Her adımda hatırlatmanız gerekecek mi? Projenin sonuçlandırılması ile ilgili sıkıntınız olacak mı? 
Kaç kişi anne-babası ders çalışmasını söylemeden büyüdü? Kaç kişi ailelerinde başkalarının çocukları ile karşılaştırılmadan büyüdü?
Çalışanlarınıza güvendiğinizi göstermeniz, verilen sözlerin yerine getirilmesi, yapılacak bu çalışmalar için ayrılacak zamanı onlara tanımanız gerekir.
Lokum verilen çocuklar örneğini duymuşsunuzdur. Ünlü "Marshmallow Testi".
Çocuklara lokum verilir—3dk beklediklerinde daha çok alabileceklerini söylüyorlar.. Bekleyen çocukların ilerde daha başarılı olabilecekleri söylendi v.s... Yeni araştırma 2013te yapılıyor. Çocuklara bu defa boya kalemleri veriliyor. Daha sonra daha güzel boya kalemleri verileceği söyleniyor. Bir gruba söz verilenler yapılıyor diğer grupta yapılmıyor. Daha sonra aynı lokum testi tekrarlanıyor. 
Sizce hangi grup daha sonraki lokumları bekleyip ilk verilenleri yememiştir??

Siz verdiğiniz sözleri tutuyor musunuz?
GÜVEN duygusu oluşturmak çok önemli... 
Yetenekleri ve becerileri bu çalışmayı yapmak için yeterli mi? Değilse ekibe katmak doğru mu?
Öncesinde çalışmanın yapılması için geliştirilmeleri gerekir mi?
Alışkanlıklardan vazgeçmeye hazırlar mı? 
Konfor alanlarından vazgeçmek için önlerinde iyi örnekler var mı? 

-Bütünü ve onların olduğu yeri göstermek

Çalışanların kendi yaptıkları işleri ve parçası oldukları işin tümüne etkilerini görebilmelerini sağlamak. Herkes sorumlu olduğu işin detayını ve yaptıklarını görüyor. 
Şirketin gittiği yolu, şirket olarak hedeflerimizi ve bize düşen payın bütünü nasıl etkilediğini bilmek önemli.
İş yaparken önceliklerimizi belirlemek, farklı  departmanlara nasıl destek olabileceğimizi bilmek, ....
Ortak hedeflerle hareket edebilmek için fille beraber hareket eden herkesin aynı yöne gidiyor olduğunu bilmesi gerekir. NEREYE gidiyor olduğunu bilmesi önemli...

İyileştirme çalışması yapıp Lojistik işçiliğini 10 birim azaltıp üretim işçiliğini 15 birim arttırdığımızda Lojistik süreçlerini iyileştirmiş oluyor muyuz?
Kazanan kim?
Diğer departmanlardan nasıl etkilendiğini bilmek her zaman mümkün olmayabilir... Bu nedenle oluşturduğumuz ekipleri çapraz fonksiyonlu seçmemiz önemli.

-Katılımcılara olan faydasını göstermek 

SAP devreye alınan bir firmada Excel kullanılarak tedarikçilere program gönderen bir malzeme planlama mühendisi var. Bu kişi, 14 senedir aynı işi yapıyor, o gelmediğinde onun işini yapabilecek kimse yok-1 gün bile izin kullanması problem oluyor....
Neden yapmak istemiyor?
*O olmadığında işler dursun önemini anlasınlar?? J
*Sistem kurulduğunda işyükünün azalacağını bilmemesi – stresi azalacak – daha az risk alacak / Yapılan işin kapsamına göre yapılan iyileştirmenin etkisi farklı
*Daha rahat izin kullanabilme??
*Rotasyon istediğinde kabul edilme ihtimalinin artması??

Bütün bu faydaları çalışana gösterdiğinizde katılımını sağlamak daha kolay olacaktır.

-Doğru ifade kullanmak

-Denemeye teşvik etmek

Her zaman iyileştirmeler yapılabileceğini bilmek, buna herkesin inanmasını sağlamak da önemli.

Ingiltere Forth köprüsü, İskoçya'da bir demiryolu köprüsüdür. 1890 yılında inşa edilmiştir. Metalden yapıldığı ve çok rüzgarlı, nemli bir bölgede olduğu için sürekli boyanması gerekiyor. Yıl içinde sürekli boyama yapılıyor.

120 yıl önce yapılmış bu köprüde boyadan önce kaplama yapılarak 30 yıl boyunca boyama yapılmaması sağlanacak. Her zaman iyileştirme yapılabilir, 120 yıl sonra bile...
"Denedik biz onu olmuyor...  Eski köye yeni adet??" gibi söylemlere iyi bir cevap olabilir bu örnek.