5S yapın!

5S bilgisayarda yapılır mı sorusuna cevap vermeden önce 5S ilkelerine ve neden-nasıl yapıldığına bir bakalım.

5S, verimliliği artırmak için çalışma alanlarını organize etmenin ve yönetmenin bir sistemidir. Bunu yapabilmek için çalışma içinde aşağıdakilere odaklanarak iyileştirme yapılması hedeflenmektedir.

• İsrafları ortadan kaldırmak
• Akışı iyileştirmek 
• Süreci azaltmak

5S sistemleri üretim, depolama, ofisler ve hastanelerde yaygındır, ancak 5S ilkeleri herhangi bir işyerinde uygulanabilir. 5S Toyota Motor Company tarafından ortaya konmuş bir yöntem.

• Ayıkla (seiri)
• Düzenle (seiton)
• Temizle & Parlat (seiso)
• Standartlaştır (seiketsu) 
• Sürdür (shitsuke) 

Dağınık bir işyeri düşük üretkenliğe, istenilen bilgiye ve malzemeye istenildiği zaman erişilememesine, çalışan memnuniyetsizliğine ve yeniden meydana gelen kazalara yol açabilir.
5S, daha organize ve daha güvenli bir çalışma ortamı elde etmek için israfı tanımlamaya ve ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

5S ilkeleri bilgisayarda nasıl uygulanır? 

Firmalarda bilgisayar ortamında, özellikle ortak alan kullanımlarında dosyaların gerekli/gereksiz depolanması, isimlendirmenin standart olmaması bazı problemler yaratır. Herkesin dosyalara uygun şekilde erişimi, aradığını bulması ya da depolama alanı yetersizliği bu sorunlar arasında yer alır.

Bir firmada yaptığımız çalışmalar sırasında yaptığımız çalışmalardaki fotoğrafları, videoları ortak alanda depoluyor, kullandıkça gereksizleri kaldırıyor, gerekli olanları farklı bir alanda depoluyorduk. Ancak bir hafta o kadar çok video ve fotoğraf depolamışız ve bizden başka birileri de aynı şekilde videolar depolamış ki ortak alana, IT'den herkese ortak alandaki dosyaların azaltılması ile ilgili uyarı maili geldi.
Bilgisayarda ortak alan depolama sorununu gidermek için kısa bir gözden geçirme yapıp herkesin bilgisayarda tuttukları dosyalarda, ayıklama, düzenleme yapmasına karar verildi. Bunun sürekliliğini sağlamak için dosya adlandırma ve kaydetme işleri için de standart oluşturmak da bir diğer adım oldu. Bu firmada yapılanlardan da yola çıkarak siz bilgisayar ortamınızdaki 5S planınızı aşağıdaki yolu izleyerek yapabilirsiniz:

BİLGİSAYAR ORTAMINDA 5S PLANI

• AYIKLA
• Yedekleme işleminizi etkinleştirin, bunun doğru bir şekilde yapıldığını kontrol edin.
• Bilgisayarınızın masaüstünden gereksiz tüm simgeleri, dosyaları ve klasörleri silin.
• Gereksiz ya da birden fazla depoladığınız dosya ve klasörlerinizi tespit etmek için bir yazılımdan faydalanabilirsiniz. Bizim daha önce kullandığımız programın linkini buraya bırakıyorum. (Duplicate Cleaner)
• Gereksiz tüm klasör ve dosyaları klasörünüzden silin. 
• İpucu: Farenizi bilgisayarınızdaki her simge, dosya veya klasörün üzerine getirin ve kendinize sorun: 
• Bunun ne olduğunu biliyor muyum? 
• Buna ihtiyacım var mı? 
• Ne kadar zamandır bu dosya ya da klasörü kullanmadım
• Ardından silin

• DÜZENLE
• Karmaşıklığı azaltmak ve anında erişime izin vermek için dosyalarınızı ve klasörlerinizi düzenleyin.
• Dosyaları düzenlerken "Standartlaştırma" adımı için kararlaştırılacak Dosya İsimlendirme 
• Masaüstünüzde aşağıdaki klasörleri ve kısayolları oluşturun.
• _UYGULAMA LİNKLERİ - Masaüstü Uygulama bağlantılarınızı ve kısayollarınızı buraya yerleştirin.
• _ GELEN KUTUSU KISAYOL - Gelen Kutunuza kısa bir yol.
• _BELGELER KISAYOL - Belgeler klasörünüzün kısayolu.
• BÜYÜK harfler klasör adlarının okunmasını daha hızlı hale getirir. Bu, klasörlerin tanınmasını hızlandırır ve hayatınızı daha hızlı ve kolay hale getirir.

• TEMİZLE
• Bilgisayar ekranınızı, klavyenizi temizleyin
• Tüm kabloları tozdan arındırın.
• İpucu: Temiz bir ekran parlamayı azaltır. Tozsuz bir bilgisayar, hata ve veri kaybı olasılığını azaltabilir.

• STANDARTLAŞTIR


• Dosya yapılarınızı ve yöntemlerinizi geliştirmeye çalışın. Sürekli iyileştirme sağlamak için en iyi uygulamaları paylaşın. 
• Dosya saklama kılavuzu oluşturun. Dizin yapısını oluşturun. Dosyalar büyük harf, küçük harf kullanarak mı hazırlanacak? Türkçe karakter kullanılacak mı? Tarihler dosya adında yazılacak mı? Yazılacaksa gün, ay ve yıl olarak mı yıl, ay ve gün olarak mı yazılacak? 

• Dosyalara erişim hakkı kimlerin olacak? Sadece okuma yetkisi mi verilecek, düzenleme yetkisi de verilecek mi? Bunun için de aşağıdaki gibi bir düzenleme-okuma yetki matrisini ortak alandaki her klasör için yapın.

• E-postaları, belgeleri ve diğer dosyaları saklamak / silmek için öneriler ayarlayın. 
• 3 yıldan daha eski ve büyük boyutta e-postalar
• 5 yıldan eski ve büyük boyutta raporlar
• Dosya veya mailler sürekli kullanımdaysa veya gerekliyse arşivleme standardı belirleyin ve arşivleyin

• SÜRDÜR
• Bilgisayarınızın çalışma ortamını en üst düzeyde tutmak için PC'nizdeki 5S'i çalıştırmak için haftada 5 dakika ayırın.
• Bu zaman dilimi için Outlook randevusu ayarlayın.
• Şirket içinde rassal olarak bilgisayar ortamı 5S devamlılığı için denetimler gerçekleştirin.

Bu yazıda, bilgisayardaki dosya ve klasör sisteminde 5S uygulanmaya odaklanılmıştır. Dünya, bulut tabanlı sistemlere doğru ilerliyor. Yerel depolama önümüzdeki günlerde kaybolacak. Her türlü yeni değişiklik, dosya ve klasör ile sistem yönetimi gelecekte daha karmaşık hale gelecektir. 5S ve kalite yöntem sistemlerine, yarının veri alanlarını yönetmek için daha fazla ihtiyacımız olacak. Şimdiden dosya ve klasörlerimizi düzenli bir şekilde tutmaya alışırsak gelecekte işimiz daha kolay olacak.

Hemen bugün bilgisayarınızda 5S yapmaya başlayın.

5S çalışmalarını da konuştuğumuz podcast yayınımıza ve podcast içeriğine ulaşmak isterseniz buyrun : Sürekli İyileştirme Yolculuğu - Kadir Nozoğlu

Kriz : Hoshin Kanri İçin En İyi Zaman

Yangın varsa ateşe girmeden önce bir plana ihtiyacınız var.
COVID-19 virüsü nedeniyle 2020 stratejik planlarını uygulayamayan birçok firma var. Beklenmeyen bir problem-durum ortaya çıkıncaya kadar herkesin bir planı var. İşte bu yüzden Hoshin Kanri'ye her zamankinden daha fazla ihtiyacımız var.

Genellikle “politika yayılımı” veya “strateji yayılımı” olarak tercüme edilen Hoshin kanri, Toyota tarafından çabalarını her yıl birkaç kritik hedefe odaklamanın bir yolu olarak geliştirildi. Hoshin Kanri, stratejik planlama biçimi olarak yanlış anlaşılmakta. Bu bir yürütme aracı.

Doğru şekilde yapılırsa, hoshin stratejik hedefleri bir kuruluşun her düzeyinde somut planlara dönüştürür. Hem fonksiyonel birimler arasında yatay hizalama hem de her birim içinde dikey olarak hedefler, projeler ve görevler dizisi oluşturur.

Tracey Richardson'un daha önce paylaşmış olduğu aşağıdaki görsel hedefler ve görevler dizisinin oluşumunu göstermek için güzel bir örnek.

Bugün firmalar COVID kaynaklı kaos içerisindeyken, hoshin'in sağladığı operasyonel odaklanmaya daha çok ihtiyaç duyacaklar. Bu odaklanma olmadan, firmalar kriz nedeniyle kendilerine yüklenen yeni taleplerle daha büyük risk alacaklar. Örneğin firmalardaki IT departmanları son 1-2 aydır video konferansların organizasyonu, evden çalışma için gerekli alt yapının sağlanması gibi konulara yoğun emek ve zaman harcadılar, harcıyorlar. Stratejik planlarındaki diğer projeleri unutup buna odaklandılar.

Ama elbette, bu doğru değil. Normal günlük işlerinin çoğunu oluşturan konular için de zaman ayırmaları gerekir. Ve gerçekten yapılması gereken projeleri var.

HOSHIN'IN DEĞERİ

Burada Hoshin'in değeri devreye giriyor. Üç önemli fayda sağlıyor:

1. Proje yığınının ortadan kaldırılması
Çoğu firma başarılı bir şekilde gerçekleştirebileceklerinden çok daha fazla sayıda projeye başlar - gözleri midelerinden çok daha büyüktür. Hoshin, şirketlere proje listesini akıllı ve verimli bir şekilde nasıl yapacaklarını öğretir. Firmalar şimdi bu beceriye eskisinden daha çok ihtiyaç duyuyor.

2. Hizalama
Daha önce de belirttiğimiz gibi, hoshin şirket içinde hem dikey hem de yatay hizalamayı ve koordinasyonu sağlar. Firma çalışanları farklı konularda çalışmak veya farklı işler yapmak zorunda kaldığında, bu koordinasyonun olması çok önemlidir. Hoshin bunu gerçekleştirme sürecini resmileştirir.

3. Aşırı yüklenmeyi önleme
Şüphesiz, koronavirüs krizi birçok çalışanın yükünü önemli ölçüde artıracaktır. Ancak bu çalışanların sağlığından ve refahından, kriz dolayısıyla ortaya çıkan konulara müdahale edilirken ödün verilmemesi çok önemlidir. Hoshin, bu çalışanların toplam aşırı yüklenmesini önlemeye yardımcı olur. Aynı zamanda ön cepheden C-seviyesine kadar bir organizasyonun tüm seviyeleri arasında iletişim kanalları oluşturur ve açar.

Kriz döneminde itfaiyecilerin mümkün olduğunca hızlı ekipmanlarını almak ve yangına çabuk ulaşmak gereklidir. Ancak itfaiyecilerin bile yangına başlamadan önce bir planı vardır, sadece çılgınca su püskürtmezler ve binaya rastgele girmezler.

Yangına müdahale etmeden veya ekibinizi ateşe göndermeden önce bir plana ihtiyacınız vardır. Şimdi her zamankinden daha fazla ihtiyaçla bu plan Hoshin Kanri.

Alışkanlıkların Gücü

Sizin iyileştirme yapmama nedeniniz ne? yazımızda Raymond Kelly'nin operasyonel mükemmellik yolculuğuna bir fil yiyecekmişsiniz gibi bir seferde bir ısırıkla başlamanızı önerdiğinden bahsetmiştik. Mükemmeliyet için küçük ısırıklarla ilerlemek en doğrusu. Beklenen, bu ilerleme sırasında insanlarda yeni alışkanlıkların oluşması, varolanların değişmesidir. Hem kişisel olarak hem de kurumsal olarak alışkanlıkları değiştirmek kolay değil. Ancak imkansız da değil.

Alışkanlıkların nasıl oluşturulduğunu ve güçlendirildiğini bilmek onları kontrol etmeyi kolaylaştırır.

Charles Duhigg'in "Alışkanlıkların Gücü" kitabında alışkanlıkların nasıl çalıştığı ve yeni bir alışkanlığın kazanılması için gereken adımlar tanımlanmış.

Alışkanlıklar Nasıl Çalışır

Beyin, işleri mümkün olduğunca otomatikleştirmeyi sever. Rutinleri bilinçaltı davranışlara dönüştürmek için harcanan çaba faydalı olabilir, ancak bu çaba sırasında beyin iyi ve kötü alışkanlıklar arasında ayrım yapmaz. Yani beyin iyi yaptığımız rutinleri de kötü yaptıklarımızı da alışkanlık haline getirir.

Bilim adamları, alışkanlıkların beynin sürekli çabalamaktan kurtulmanın yolunu aramasının sonucu olduğunu söylüyor.

Alışkanlık süreci üç aşamalı bir döngüden oluşur:

• İşaret: İşaretler, beyni alışkanlıklar için tetikleyen şeydir. İşaretler genellikle duygular, insanlar, yerler ve zamanlarla ilgilidir. 
• Rutin: İşaret, beyni rutini oluşturan otomatik davranışlara yönlendirir. İşaret ve ödülü belirleyerek rutin değiştirilebilir.
• Ödül: Rutin, alışkanlığı güçlendiren tutarlı bir ödülle sonuçlanır. Ödülün belirlenmesi, rutinin değiştirilmesine ve istenilen sonuca ulaşılmasına imkan verir.

“Bir alışkanlığı değiştirmek için işareti korumalı, eski ödülü vermelisin, ama yeni bir rutin koymalısın.”

Yeni Alışkanlıklar Nasıl Oluşturulur

Çok fazla kahve tüketiyorsunuz ve bunu azaltmaya çalışıyorsunuz varsayalım. Yukarıdaki model üzerinden gidersek kahveyi hangi saatlerde, nasıl bir ortamda ve nasıl hissettiğinde içiyorsun? Kahve içmek tek başına senin için ödül mü? Arkadaşlarınla sohbet etme fırsatı bulduğun için mi kahve içiyorsun? Ya da işlerden sıyrılıp bir mola verip düşünme fırsatı bulmak mı nedenin?

Yapma nedenini bulduktan sonra aynı ödülü almanızı sağlayacak bir rutin belirleyin. İşaret geldiğinde bu rutini tekrarlayın. Örneğin, öğle saatlerinde ofiste çalışırken kafamı toplayamadığım bir zamanda kahve içmeye gittin. Arkadaşlarla sohbet edip kafanı dağıtıp işe daha sağlıklı düşünecek şekilde geri dönüyorsun. Ödül bu örnekteki gibiyse, kahve içmeden arkadaşlarla sohbet edip geldiğinde aynı ödülü almış hissedecek misin? Evetse rutini bu şekilde değiştirebilirsin demektir.

Gerçek değişim, davranışları yönlendirmek için çalışmayı ve kendini anlamayı gerektirir. 

Alışkanlıkların nasıl yaratıldığını ve nasıl değiştirilebileceğini anlamak davranışlar üzerinde daha fazla kontrole yol açar. Oluşturmak istediğiniz davranış ister sigarayı bırakmak ister spor yapmaya başlamak olsun,  davranışları yönlendiren işaretleri, rutinleri ve ödülleri belirleyerek alışkanlıklar oluşturulabilirsiniz. 

"Dünyaya olan net değeriniz, genellikle iyi alışkanlıklarınızdan kötü alışkanlıklarınız çıkarıldıktan sonra kalanlarla belirlenir." Benjamin Franklin

Öğrenen organizasyon kültürü

Öğrenen organizasyon kültürü oluşturmak, çalışma ortamında her gün bir öğrenme gerçekleştiğinin farkında olarak başlıyor. Biz farkında olalım ya da olmayalım her organizasyonun bir öğrenme kültürü var. Önemli olan organizasyon olarak biz bunu yönlendiriyor muyuz yoksa kendi halinde olmasına izin mi veriyoruz?  

İnsanlar her gün yaptıkları iş ve iş arkadaşları, işin gerektirdiği beceriler, politikalar ve prosedürler ile ilgili öğrenirler. Aynı zamanda kimin güçlü ve etkili olduğunu, liderlerin güvenilir olup olmadığını, risk almanın ödüllendirilip ödüllendirilmediğini öğrenirler. Diğer bir deyişle, bir yerlerde yazılı olsun ya da olmasın organizasyonunuzun gerçek değerlerini öğrenirler. 

Öğrenme kültürünün nelere hizmet edebilir, eğlenceli bir video ile bakalım.

Kişisel olarak doğru yöntemlerle doğru deneyimlere, verilere ve bilgilere ulaşımı nasıl sağlarız? Öğrenme yöntemleri nelerdir? 

Araştırmalara göre 3 çeşit Dönüştürücü Öğrenme var (1): 

• Psikolojik :  Anlamada değişiklik _ Neden sorusunun cevabını bulduğumuz nokta. Bilgimizi, modelleri ve teorileri anlamamızı değiştirir.  
• Davranışsal : Davranışlarda değişiklik _ Bir şeyi farklı yapmak için gözlem ve deneyimlerimizi kullanarak davranışlarımızı değiştirmemizi sağlar. 
• Muhakemesel : İnanç sisteminde değişiklik _ Kalıcı olarak bakış açımızın değiştiği ve sıklıkla “Evet, işte bu” dedirten anlardır. 

Organizasyonlarda daha başarılı olmamızı sağlayacak bu Dönüştürücü Öğrenme yöntemlerini nasıl kullanacağımız ve potansiyeli nasıl değerlendireceğimiz konusunda bir öğrenme kültürümüz olmalı. Bu tip bir öğrenme kültüründe, öğrenme doğal bir süreç olur. Böyle organizasyonlarda potansiyel, öğrenme fırsatları ve deneyimleri ile geliştirilir. Öğrenmenin rolü, insanların potansiyelini arttırarak, organizasyonun potansiyelini yükseltmektir. “Eğitime ve öğrenmeye ne gerek var? Zaten sen bu işleri biliyorsun diye seni işe aldık.” prensibi ile olaya yaklaşmak kişilerin potansiyelini arttırmadığı gibi organizasyonun da gerilemesine sebep olur. 

NEDEN ÖĞRENEN ORGANİZASYON?

Öğrenen organizasyon, karmaşık, tahmin edilemez ve hızlı değişen iş dünyasına çabuk adaptasyon ve hızlı çözümler üretebilmek için önemli. 2015 yılı Kasım ayında, Francesca Gino ve Bradley Staats’ın Harvard Business Review’deki yazısında öğrenen organizasyon kültürü yaratamamanın önündeki engeller 4 kategoriye ayrılıyor (2): 

• Başarı odaklılık 
• Aksiyon almış olmak için harekete geçmek 
• Sorumluluk almama 
• Dışardan gelecek uzmanlığa güven   

Bunları aşmanın yolu yine aynı makalede Gino ve Staats tarafından anlatılmış.   

NASIL ÖĞRENEN ORGANİZASYON OLUNUR?

Biz ne yaparsak öğrenen organizasyon için doğru alt yapıyı sağlar ve çalışanları organizasyonun gelişimini de sağlayacak şekilde öğrenmeye teşvik edebiliriz ona bakacağız. 

Hem alt yapıyı hem çalışanları düşünerek 6 temel başlıkta yapacaklarımızı, içeriklerini organizasyon kültürüne uygun olarak seçtiğimizde gelişime hizmet edecek kültürü oluşturmaya başlayabiliriz. Bu 6 başlık: 

• Öğrenmenin doğasını ödüllendirme  
• Uzmanlık için bir yol olarak öğrenme 
• Öğrenmeyi kolay ulaşılabilir hale getirme 
• Harmanlanmış öğrenmeyi kullanma 
• Yöneticilerin koçluğu 
• Öğrenmeye dayalı performans ölçümü   

Öğrenen Organizasyon Kültürü

İnsan psikolojisi ve ilişkileri söz konusu olduğunda, organizasyonların ufak tefek farklılıklarla benzerlikler gösterdiğini görüyoruz. Her organizasyonun, işgücünün yeteneklerini ve tutkusunu bilmesi ve algılanan-bilinen normlara uymanın insan potansiyelini boşa harcadığını görmesi gerekiyor. Gelişebilen ve ilerleyebilen bir organizasyon yaratmanın ilk adımlarından birkaçı: 

• Hatalardan öğrenmek için fırsat vermek 
• Risk alarak öğrenmenin önemini anlamak   
• Çalışanların birbirinden öğrenmesi için fırsatlar yaratmak
• Öğrenmenin de etkinliğinin ölçmek 
• Öğrenmenin salt sınıf içi eğitimlerle olmadığını anlamak ve yeni yöntemler geliştirmek 
• Şirket içi kaynakları öğrenmeye imkân verecek şekilde düzenlemek 
• Öğrenerek uzmanlaşmanın kişinin Csikszentmihalyi’nin akış teorisindeki gerekliliklerinden biri olduğunu anlamak ve uzmanlaşmayı desteklemek 
• Öğrenmekte bireysel farklılıklar olduğunu anlamak ve buna göre bir tasarım yapmak  

Hızla değişen, esneklik gerektiren ve sürekli bir değişim ve gelişim içinde olduğumuz bu rekabetçi ortamda iyileştirme ve yenilikçilik olmazsa olmazlarımız. İyileştirme ve yenilikçiliğin anahtarının da, organizasyonumuzda çalışan kişilerin içinde olduğunu artık görmeliyiz.  

Öğrenen organizasyonun öneminden kısa da olsa bahsettiğimiz podcast dinlemek isterseniz:

Kaynaklar: (1)https://en.wikipedia.org/wiki/Transformative_learning (2)https://hbr.org/2015/11/why-organizations-dont-learn