PROBLEMİ GÖR VE ÇÖZ! AMA NASIL?

Yalınlaşma çalışmaları için şirketimizde 4P modelini kurgulamaktan bahsetmiştik. Amaç (Purpose), Proses (Process), Çalışanlar ve tedarikçiler (People and partners), Problem çözme (Problem solving).

Amaç, hedef üst yönetim tarafından çalışanlara gösterilmesi gereken hedefken diğer adımlara ilerledikçe konunun yaygınlaştırılması, herkes tarafından kabul edilip uygulanması büyük önem taşır. Proseslerin doğru tasarlanması ya da revize edilmesi, iş yaptıkları alanda oluşan problemlerin işi yapan kişi tarafından görülmesi ve bunların çözümlenmesi tüm çalışanların katkı sağlaması gereken adımlar. Hep tüm çalışanların katılımının yalınlaşma faaliyetlerinde önemli olduğunu belirtiyoruz. Bunu yapmaya çalışırken dikkat etmemiz gerekenleri de gözden kaçırmamak gerektiğini düşünüyorum.

Bir insandan katılımını istediğimiz herhangi bir konu için 3 konuda yeterliliğine bakmak gerekiyor.

1. Bilgi
2. Beceri
3. Tutum (Alışkanlık)

BİLGİ : Problemi çözebilmek için ilk sahip olmamız gereken o konuya dair yeterince teorik birikime sahip olmamız gerekir. Bunu da eğitim yoluyla alırız. Firmalarda üretim planlamanın nasıl yapıldığına dair üniversitedeyken aldığımız Üretim Planlama dersleri buna bir örnek. Endüstri mühendisliği bölümünde olan tüm öğrenciler teorik olarak ne yapılması gerektiğini bilirler, ama iş yerinde çalışmaya başladıklarında bu bildikleri ile planlamayı yapamazlar.

BECERİ : Alınan teorik bilginin pratik olarak da geliştirilmesidir ki yıllarla birlikte deneyim kazanmak diyebiliriz. Hele bir de konuyla ilgili doğuştan gelen bir yeteneğimiz de varsa deneyimle birleştiğinde ortaya harika işler çıkar. Bu da üretim planlama konusunda 2-3 yıl çalıştıktan sonra farklı bakış açıları ve yöntemleri görerek, hem işin teorisini hem de pratiğini göz önünde bulundurarak çalışmayı gerektirir.

TUTUM (ALIŞKANLIK) : Bilgiyi, kişiyi, kurumu ya da grubu algılama, oluşan duyguya göre bunları reddetme ya da kabul etme davranışı sergilemek olarak tanımlanabilir. Üretim planlama örneğinden devam edersek; teorik olarak işin nasıl yapılması gerektiğini bilmemize rağmen bu bilgiyi reddedip bakkal usulü planlama yapan firmamızda "böyle gelmiş böyle gider" diyerek çalışmaya devam edebiliriz. Bu da bizim yaptığımız işe karşı olan tutumumuzu gösterir.

Yalınlaşma çalışmalarında tüm çalışanlar, problemleri görsün ve çözsün istiyoruz. Bu durumda ilk bakmamız gereken o çalışanların konu hakkında yeterince bilgisi var mı? Neleri problem olarak görmesi gerektiği, problemin nasıl çözüleceği konusunda yeterli bilgileri var mı? Eğitim verildi ve uygulama yapmaları sağlandı mı? Farklı örnekleri görmeleri, benchmark çalışmaları ile bakış açılarını geliştirmeleri sağlandı mı? Tabi ki bunların hepsinin bir anda olması gerekmiyor. Ancak bir adımı tamamlayıp içselleştirdikten sonra daha fazla katılım ya da problemlerin çözümündeki kaliteyi arttırmak açısından önemli.

Beceri konusundaki yetkinliklerini geliştirmek için problem çözme konusunda pratik yapmaları konusunda onlara destek olduk, daha çok uygulama yapmaları için onları yüreklendirdik mi?

Firmalarda ortaya çıkan her yeni konuya olduğu gibi yalınlaşma çalışmalarına, problem çözme aktivitelerine de başlangıçta tutum reddetme yönünde olabilir. Tutumun kabul etme olabilmesi için, çalışma yapmasını istediğimiz kişileri iyi tanımaktan geçiyor yolumuz. Burada da her ekibin yöneticisine büyük görev düşüyor. Çalıştığı ekibi iyi tanıması, onları motive edecek şeyin ne olduğunu bilmesi ve katılım sağlamaları için yapılması gerekeni onların bilmesi. Böyle yazarken ya da okurken çok kolay gibi görünse de işin içinde olup tutumu değiştirmek ya da en başta kabullenme olmasını sağlamak çok da kolay değil.

Her şeyde olduğu gibi problem çözebilmemiz için de en başta odağımıza İNSANı almamız gerekiyor. Kendimizi ve birlikte çalıştığımız ekipleri iyi tanımazsak neden başarısız olduğumuz sorusunun peşinde koşar dururuz.

Kedinin kuyruğunu kovaladığı gibi sürekli aynı şeyin peşinde koşmadığımız günler dileğiyle... 

Empati Öğrenilir mi?

Empati, bir başkasının duygularını, içinde bulunduğu durumu ya da davranışlarının altında yatan nedeni anlamak, hissetmek ve durumu o kişiye iletmesi sürecidir. Motivasyon kaynaklarımızı anlamak ve hatta bazen kendi davranışlarımızın altında yatan nedeni tanımlamak bile zorken başka birinin duygularını anlamak o kadar kolay mı? Ve anladığını ona hissettirebilmek?

Kendimiz dışında başka birini anlayabilmek, empati kurabilmek aslında son yılların trendi. Yıllarca "sana yapılmasını istemediğin bir hareketi sen de başkasına yapma" oldu bize öğretilen. Oysa ki kimse, biz değil. Beni rahatsız eden bir davranış, seni hiç rahatsız etmeyebilir. Ya da seni rahatsız eden bir söz, benim hiç umurumda olmayabilir. Geçtiğimiz günlerde bir arkadaşımla başarısızlık ve sonrasında alınan tepkilerle ilgili konuşuyorduk. O, başarısız olduğunda yöneticisinin ona sesini yükselterek bile kızmasından rahatsız olmayacağını söylüyor. Benim için ise durum farklı. Başarısız olduğum, hatta konunun benim hatam olduğu durumlarda bile bana bağırılmasından rahatsızlık duyuyorum. Bence konumuz hatanın nedenine odaklanıp onu ortadan kaldırmak için ne yapabiliriz olmalı. Bu farklılık, iş hayatındaki deneyimlerimizin, ailelerimizin ve yetiştirilişimizin, değerlerimizin, genlerimizin farklı olması sebebiyle var. Öncelikle bunu kabul ederek başlamalıyız iletişime.

Birlikte yaşadığımız, çalıştığımız insanların farklılıklarını görüp onları anladığımızda empati yapmaya başlıyoruz. O zaman görüyoruz ki sağlıklı iletişim kurabiliyoruz ve her iki taraf da birbirini kırıp dökmeden istediğine ulaşmaya çalışıyor. Empati yapabilmek için bence tek bir kural var : DİNLEMEK. Dinlemek ama nasıl dinlemek :

• Eleştirmeden
• Yargılamadan
• Tavsiye vermeden
• Kendimizden örnekler vermeden

Bazen kişinin davranışlarına anlam veremiyor, onu anlayamıyor olabiliriz. Belki bir süre yorum yapmadan anlamaya çalışmak, o kişiyle ilgili kafamızda daha fazla veriye ulaşmak için beklemek ya da anlayabilmek için kişinin kendisine sorup sonra da onu dinlemek gerekiyordur.

Herkesin farklılıklarına saygı gösterip anlamaya çalışmak, iki dinle bir söyle nasihatini tutmak ve dinlerken karşıdaki kişiye aklımızda cevabı hazırlamadan dinlemek. Ben tüm bunların öğrenilebileceğini düşünüyorum. Tabi bunun için de öğrenecek kişinin bunu öğrenmeyi istemesi gerekli. 

Empati kurmaya, etrafındaki insanların sesine kulak vermeye istekli insanların sayısının hem toplum içinde hem iş hayatında artması dileğiyle...

Erteleme Mazeretlerinizi Yenmenin 6 yolu

Sözlük anlamı başka bir zamana bırakmak olan ertelemek, hemen hemen hepimizin yaptığı bir eylem. Konuyla ilgili yapılan birçok araştırma, erteleme sıklıklarımızın birbirinden farklı olduğunu gösteriyor. DePaul Üniversitesi'nden Joseph Ferrari'nin araştırmasına göre insanların %20si kronik erteleyici. Erteleme alışkanlığı olan insanların %95i ise bu alışkanlığı ya da yaşamı üzerindeki etkisini azaltmak istiyor. Çünkü ertelemek, hayatımız üzerindeki işleri yapamama ve mutsuzluğumuza neden olduğu gibi maliyet kayıplarına da neden oluyor. 2012 yılındaki raporlara göre işleri ertelemenin maliyeti yıllık olarak çalışan başına 10.396$.

Erteleme nedenlerini 5 ana başlıkta toplamak mümkün :

• Zamanlama : İşin bitiş zamanına göre, işe ne kadar önce başlamak gerektiğini planlayamamak
• Düşünmeden hareket etmek : Daha eğlenceli bir şeyler karşımıza çıktığında bunlarla ilgilenerek zamanımızı kullanmak. Tim Urban, Ted Talks konuşmasında, eğlenceyi bulduğumuz zamanlardaki ertelemelerimizi çok güzel anlatıyor.

• İşin sevimsiz görünmesi : Hepimizin zayıf yanları var, bunları kullanmamız gereken işler ile karşılaşmak.
• İşin bizi geciktireceğini düşünmek : İşin çıktısının mükemmel olmayacağından endişelenmek.
• İsyankarlık : Bize empoze edilen bir işi, bize ne yapılması söylendiği için yapmak istememek.

Ertelemek, bütün bu nedenlere bilinçaltımız tarafından tepki verilmesi ile oluşur.

Piers Steel'in bir bireyin ertelemesinin ölçülebilmesi için oluşturduğu ve 2007 yılında yayınladığı bir formül var: (*)

Kullanılabilirlik = Verilen Görev * Görevi bitirmenin değeri / İvedilik * Kişinin gecikmeye olan hassasiyeti

Kullanılabilirlik => Görevin çekiciliği olarak nitelendiriliyor.

Bu formülden de yola çıkarak görevin niteliği kadar bizim kişilik özelliklerimizde o işin ertelenip ertelenmeyeceği konusunda belirleyici oluyor.

Peki erteleme huyumuzdan nasıl vazgeçeriz ya da azaltırız?

1. Bakış açınızı değiştirerek : Görevin olumsuz yanlarına odaklanmak yerine olumlu yanlarını görmeye çalışmak.
2. Hedefler belirleyerek : Kendimize bu alışkanlığımızı iyileştirmek için hedefler koymak ve onları takip etmek. Tabi bunların gerçekçi hedefler olması gerektiği de aşikar.
3. Görev ile ilgili belirsizlikleri azaltarak : Beynimiz belirsizlikleri tehlike olarak algıladığından işe başlamayı erteleriz. Belirsizlikleri açıklığa kavuşturmak. Teslim tarihi belli olmayan işlerimiz varsa onlar için kendimiz bir teslim tarihi belirleyebiliriz.
4. Benzer işi yapan ya da yakın çalışılan bir kişiyi izleyerek : "Ne yapıyor, nasıl yapıyor" sorusundan çok sizin erteleme sebeplerini onun nasıl ortadan kaldırdığını görmek.
5. Günlük rutin oluşturarak
6. Görevi küçük parçalara bölerek : Küçük parçalara böldüğümüz görevi yönetmek daha kolay, daha az göz korkutucu olacak.

Bunların her biri de denenebilir, ertelemenizin altında yatan gerçek nedeni bulabiliyorsanız size uygun olanı da seçebilirsiniz.

Bunların dışında sizin erteleme sebepleriniz ya da çözüm yollarınız neler?

https://yalin-dunya.com/