7 adımda Yalın Lojistik

Lojistik genellikle karmaşık bir operasyonun ayrıntılı organizasyonu ve uygulamasıdır. İş anlamında lojistik, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için çıkış noktası ile tüketim noktası arasındaki ürünlerin/hizmetlerin akışının yönetimidir. Başka bir tanımla doğru ürünü/hizmeti, doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru kalitede rekabetçi bir fiyatla müşteriye ulaştırmaktır.

Rekabet avantajı elde etmek isteyen organizasyonlar için bu akışı doğru şekilde yönetebilmek önemlidir. Lojistik operasyonları yalınlaştırmak, ürün akışını ve hızını arttırmak için tedarik zincirindeki israfları tanımayı ve ortadan kaldırmayı içerir. Her prosesi incelediğimizde prosesin değer katan, değer katmayan ve israf operasyonlarından oluştuğunu görürüz. 

Lojistik operasyonlarında da israf kalemlerine bakarsak:

1. Envanter israfları
• Fazla envanter
• Emniyet envanteri
• Net envanter
2. Emek israfları
• Fazla emek
• Kullanılan emeğin etkinliği
• Net emek
3. Yer israfları
• Fazla yer
• Kullanılan yerin etkin kullanılıp kullanılmadığı
• Net yer
4. Malzeme elleçleme israfları
• Emek israfı (elleçleme için ayrılan işçilik)
• Yer israfları (elleçleme öncesi, elleçleme sırasına ayrılan yer)
• Ekipman israfı (elleçleme için kullanılan transpalet, forklift, vb.)

Envanter yönetimi firmalarımızda hep sorun olmuştur. Üreteceğimiz ürünün malzemeleri yokken, üretmeyeceğimiz-siparişi az olan bir ürünün stoğu yüksektir. Ve tüm lojistik çalışanları bilir ki her ay sonunda eldeki fazla envanter stoğu ilgili kişiler tarafından açıklanmalıdır. Ay sonu yapılan bu envanter değerlendirme çalışmalarını iyileştirme fırsatı olarak görürsek, problemleri tanımlayıp daha iyiye doğru adımları atmaya başlayabiliriz.

Bu israfları ortadan kaldırmanın ilk adımı farkında olmak. Sonrasında planlı bir şekilde iyileştirme çalışmalarına başlarsak başarılı olmamak için bir neden yok. Henry Ford'un dediği gibi "İşler asla zor değildir. Yeter ki onları küçük parçalara bölebilelim.".

Lojistik operasyonlarımızı yalınlaştırmak için adım adım izleyeceğimiz yol şu şekilde olmalı:

1. Üretimin düzenlenmesi
2. İç lojistiğin düzenlenmesi
3. Dış lojistiğin düzenlenmesi
4. Üretimin seviyelendirilmesi
5. İç-dış lojistik ince ayarların yapılması
6. Satış, dağıtım, üretim ve satınalma operasyon yönetiminin iyileştirilmesi
7. Üretim planlamanın zaman çizelgeleme metodu ile yapılması

Bu adımların içindeki küçük adımlarda neler olması gerektiğini başka bir yazımızda anlatacağım. Bütün bu kayıpları ortaya koymak ve üzerinde iyileştirmek için çalışırsak kazanımlarımız aşağıdaki gibi olur.

1. Satış ve üretimi mümkün olduğunca senkron çalıştırıp müşteri memnuniyeti sağlamak
2. Sürekli akış yaratarak envanteri azaltmak
3. Her bir parça için standart paketleme yöntemi ve üretim adetlerine uygun kutu içi adetleri belirleyerek malzeme elleçlemeyi azaltmak

Lojistik faaliyetleri gerçekleştirirken amacımızın müşteri memnuniyetini sağlamak, aynı zamanda doğru miktarda envanterle, daha az işçilik ile yapmak olduğunu düşünürsek kazanımlarımız bize doğru yolda olduğumuzu gösterecektir.

Yıl sonu envanterinden ve lojistikteki adam ihtiyacınızın sebeplerinden yola çıkarak siz de lojistikte Yalın'laşın. 

Hatasız Kul Olmaz!

Sıradan bir çalışma gününde kalite mühendisine bir müşteri şikayeti geldi. İlgili kişilerin katılımıyla kısa bir toplantı düzenlendi. Problemin ne olduğu anlaşıldı, her zamanki gibi operatörlerden birinin yanlış yaptığı bir işlem yüzünden bu kadar kişi toplanmıştı. Müşteriden aynı konuda daha önce de tekrarlayan problemler olmuş ve operatöre doğru olan işlem akışı anlatılmış, yanlış yapmaması söylenmişti. Şimdi nasıl bir önlem alınacaktı, operatör tekrar uyarılsa hatayı engellemiş olur muyduk?

• Bu kadar anlatmaya, öğretmeye rağmen neden insanlar hala hata yapar?
• İşi yapan kişiler işi hatasız yapmanın önemli olduğunu bilmiyor mu? 
• İşi hatalı yapmamak için insan dışındaki faktörler için hiçbir şey yapılamaz mı?

Bir problemle karşılaşıldığında çoğunda eğilim suçlamak için bir kişi bulmaktır. W.Edwards Deming sistemin problemlerin %93'ünden sorumlu olduğuna inanıyordu. Zaman geçtikçe bu oranı %97'ye kadar çıkardı. O neden böyle düşünüyordu, neden diğer birçok kişinin ilk eğilimi bir başkasını sorumlu tutmak? 

Bir kişinin suçlanmasının kötü bir fikir olmasının sebebi, kök nedenleri aramamamız ve firmamızın çok daha etkili bir şekilde gelişmesine engel olmamızdır. 

Bu hatayı neden yaptılar? Sistem neden bu hatanın yapılmasına izin verdi? Zinciri birkaç adım daha takip ettiğimizde daha etkili bir çözüm bulmamızı sağlayacak kök nedenleri bulabiliriz. Ancak kök neden bulmak için biraz daha fazla araştırmak, tüm çalışanların performansını arttıracak çözümler bulmak gerekir. Peki ulaşacağımız bu çözümler neler olabilir?

• Poka-yoke (hatasızlaştırma) metotlarını kullanabiliriz. Örneğin operatörün diktiği fermuarın kılıfın birleştirilmesi sırasında ters yönde olduğunun fark edildiği bir hatamız var. Bu hatanın olmaması için operatöre defalarca eğitim verebiliriz. Ancak en ufak bir dalgınlık veya unutkanlıkta hatanın tekrarlanma riski hep var. Burada temas metodunu kullanabileceğimiz poka yoke fermuarın hep aynı şekilde ve yönde dikilmesini sağlayabiliyor. Aşağıdaki resimde de görülen, geliştirilen aparata baktığımızda da ne çok para harcanmış ne de sensörlü bir mekanizma görüyoruz. Önemli olan sorunun kök nedenini doğru tespit ve operasyonda kim çalışırsa çalışsın doğru işin çıkacağından emin olduğumuz sistemi kurabilmek.

• Standart uygulamaları, herkesin en iyi yöntemleri kullanmasını sağlayacak şekilde geliştirebiliriz. Herkesin o işi yaparken kendi en iyisini bulması ve birbirinden farklı şekillerde çalışması yerine en iyiyi standart hale getirebiliriz. 
• Operasyon adımlarını basitleştirebilir ve hata olasılığını ortadan kaldırmak için süreci yeniden düzenleyebiliriz. 

Bu iyileştirme, sürdürülebilir ve zamanla daha fazlası üzerine inşa edilebilir hale gelir.

Bunun yanı sıra insanları hatanın kaynağı olarak görmek yerine onları proseslerin zayıflıklarını iyileştirme kaynağı olarak görmek gerekir. Bu da insanların gelişimine de odaklanmayı gerektirir. 

Sistem geliştirmeleri bulma konusunda hep insanın hata kaynağı olduğuna dair önyargılarla uğraşıyoruz. Sistemlerin iyileştirilmesi konusunda deneyim kazandıkça, Deming'in %93-97 rakamlarının bilgeliğini gösteren deneyimlerimiz artıyor. 

Daha çok "Neden"leri sorgulayarak, insanı iyileştirme kaynağı olarak görerek firmamızın daha etkili ve sürdürülebilir şekilde gelişeceği ve iyileşeceği kesin. Bunu yapmak için tek gereken ise nedenleri nasıl sorguladığımız ve çözümleri bulurken ne kadar sistemsel yaklaştığımız.

Sistemleri iyileştirmeye ve insanları geliştirmeye devam...

Yeniliğe Motivasyonunuz Var mı?

Yeni bir yıl yaklaşırken yeni bir başlangıç yapmanın ya da şimdiye kadar yapmak isteyip yapamadıklarımızı gerçekleştirmenin zamanı olduğunu düşünüyorum. Bunları yapabilmek için gereken ise motivasyon.

"Motivasyon kuramlarından yola çıkarak, motivasyonumuzu aramak ve bulmak için neler yapabiliriz?" sorusuna cevap bulmaya çalışmak istiyorum. 

Motivasyon konusunda şimdiye kadar ortaya atılmış birçok teori var, bunlardan bazıları:

1. Herzberg Modeli
2. Maslow Teorisi
3. Alderfer Erg Teorisi
4. David McClelland - Üç İhtiyaç Teorisi
5. 21.yy Gereksinimi

• Herzberg Modeli'ne göre motivasyonu anlamak için 2 konuyu anlamak gerekiyor. Birincisi Hijyen Faktörler. Bunlar var olduğunda kendimizi daha motive hissetmiyoruz, ancak yoklukları bizi demotive ediyor. İkincisi motivatörler. Bunlar var olduğunda bizi motive eden, yaptığımız iş, peşinde koştuğumuz şey her neyse daha hevesli olmamızı sağlayanlar.

• Maslow teorisine göre motivasyonu sağlamakta basamaklar var. Öncelikle fizyolojik ihtiyaçlarımızın karşılanması gerekiyor. Sonrasında güvenlik, ait olma, değerler, yaratma ve başarma ihtiyaçlarını karşılamak gerekiyor.

• Alderfer Erg teorisine göre birey rasyonel davranır ve seçenekler açısından amacına ulaşmasını sağlayacak davranışı seçer. Hepimiz aynı motivasyon düzeyinde değiliz, hepimiz aynı motivatörlerle motive olmuyoruz. Burada da yine Maslow hiyerarşisindeki gibi bir hiyerarşi var. Varolduğunu gösterme, başkalarıyla ilişki kurma ve sonrasında gelişme bizi motive ediyor.

• Psikolog olan David McClelland'a göre motivasyon için üç ihtiyacımız var. Bu 3 ihtiyaç kişiden kişiye değişiyor. Başarma, güç ve insan ilişkileri. 
• Başarma ihtiyacı yüksek olan bireyler 
• Sorumluluk almak isterler
• Sürekli iş düşünürler
• Bir işi yarım bırakmaktan rahatsız olurlar
• Açıkça belirlenmiş, rutin olmayan, geri bildirim alabilecekleri, sorumluluk gerektiren, potansiyelini zorlayan görevler, işlerle motive olurlar
• Hedefleri ne çok zor ne de kolay olmalıdır
• Güç ihtiyacı yüksek olan bireyler 
• Başkalarını etkileme, her şeyi kontrol altında tutma ihtiyacıdır
• Sosyal güç ihtiyacı yüksek olanlar güçlerini grup amaçları için kullanmak isterler
• Karar sürecinde etkili olabildiklerinde, kendi işlerini kendileri planlayıp kontrol edebildiklerinde ve işin bütününde etkili olabildiklerinde motive olabilirler.

• İnsan ilişkileri ihtiyacı yüksek olan bireyler 
• Başkalarıyla dostça ve yakın ilişkiler içinde olma arzusudur.
• İşbirlikçi ve iyi ilişkilerin olduğu ortamları tercih ederler
• Kendilerini ekibin bir üyesi gibi algılayacakları bir sosyal ortamda motive olurlar
• Takdir edilmek ve fark edilmek bu bireyler için çok önemlidir

• 21.yüzyıl gereksinimi olarak motivasyon. Tekrar gerektiren algoritmik işlerin azalması, işlerin karmaşıklığının artması, davranışları gerçekte nelerin harekete geçirdiğinin anlaşılması gibi sebeplerden iç motivasyonu arttıracak ortamların ne olduğunun belirlenmesi ve bunların desteklenmesi gerekiyor. 

Tüm bu teorilerden yola çıkarak beni nelerin motive ettiğini de düşünerek motivasyonumuzu sağlayacak ve devam ettirecek başlıklar:

• Hedef belirleme : Hedefimizi belirleyip hareket planını oluşturmak ve bunlar için gereken kaynakları da ayırmak. Amaçlarımızı gerçekleştirmek için ödememiz gereken bedeli ödemeye hazır mıyız? Buna hazırsak yapamayacağımız şey yok. Kendimizi zorlayacak, konfor alanımızdan çıkmamızı sağlayacak hedefler belirlemeliyiz. Daha önce de bahsetmiştim 2014 yılında kendime belirlediğim 3 hedef vardı, sosyal sorumluluk faaliyetlerinde bulunmak, blog yazıp bildiklerimi, tecrübelerimi paylaşmak ve sosyal medyada daha fazla yer almak. 2015 yılının ortasında belirlediğim hedef danışman, eğitmen olarak çalışmaktı. Her ikisi için de kendime hedef tarihler koymanın yanında yapmam gerekenleri ve bunlar için ayırmam gereken zaman, para gibi kaynakları da belirledim. Bunu yapmak hayata geçirmek konusunda beni motive etti.
• Liderlik : İstediğimizi gerçekleştirmek konusunda destek alabilecek olsak da önemli olan kendimize liderlik edebilmemiz. Hatta kimlerin destek olabileceğine karar vermek, hatalarımızdan ders almak, düşünce tekrar ayağa kalkmak da liderliğin parçası. 
• Pozitif Çıkarım : Elbette belirlenen hedefe dümdüz bir çizgi ile ulaşmak mümkün olmuyor. Beklenenin gerisinde kaldığımız zamanlar ya da olayın tamamen tepetaklak olduğu durumlar olabiliyor. Direkt hedefimizle ilgili olsun olmasın ben her olaya farklı açılardan bakmanın, pozitif çıkarımlar yapabilmenin gerekli olduğunu düşünüyorum. 2009 yılında ev kiraları düşerken bizim ev sahibimiz kiraya %20 zam yapmak istedi. Sabit kalması konusunda konuştuysak da ikna edemedik. Çevredeki evlerin kiralarına baktık, bizim ödediğimiz kiranın %10-15 daha düşük fiyata ev kiralama şansımız vardı. Kiralık evlerin yanında satılık evlere de bakmaya karar verdik ve lafı uzatmayacağım bir ev satın aldık. Gittiğimiz yolda karşımıza çıkan bir engel bize çok zor görünebilir. Yeter ki çıkış yolunu arayalım, yolu biraz uzatsak da doğru adrese çıkmamızı sağlayacak enerjiyi kendimizde bulabiliyoruz.
• Eğlence : Hedefimiz 3 ayda 5 kilo vermek de olsa 1 sene sonra kendi işimizi kurmak da olsa gideceğimiz yol eğlenceli olursa keyifli bir yolculukla hedefe varmış oluyoruz. Bu nedenle hedefe giden hareket planımızı yaparken işin eğlencesini atlamayalım. Tıpkı sizi neyin motive ettiğini en iyi sizin bileceğiniz gibi sizi neyin eğlendireceğine de siz karar vereceksiniz. 

Tüm bunlardan sonra önce sizin motivasyon ihtiyacınız ne onu belirleyin. Motivasyon kaynağınızı bulmak için aşağıdaki linkteki yazımdan faydalanabilirsiniz.

Nasıl motive olurum? Olursun? Oluruz?

Sonra bugün karar verin.

"10 sene ya da 20 sene sonra dönüp baktığınızda iyi ki yapmışım diyeceğiniz ne olacak hayatınızda!"