Hatasız Kul Olmaz!

Sıradan bir çalışma gününde kalite mühendisine bir müşteri şikayeti geldi. İlgili kişilerin katılımıyla kısa bir toplantı düzenlendi. Problemin ne olduğu anlaşıldı, her zamanki gibi operatörlerden birinin yanlış yaptığı bir işlem yüzünden bu kadar kişi toplanmıştı. Müşteriden aynı konuda daha önce de tekrarlayan problemler olmuş ve operatöre doğru olan işlem akışı anlatılmış, yanlış yapmaması söylenmişti. Şimdi nasıl bir önlem alınacaktı, operatör tekrar uyarılsa hatayı engellemiş olur muyduk?

• Bu kadar anlatmaya, öğretmeye rağmen neden insanlar hala hata yapar?
• İşi yapan kişiler işi hatasız yapmanın önemli olduğunu bilmiyor mu? 
• İşi hatalı yapmamak için insan dışındaki faktörler için hiçbir şey yapılamaz mı?

Bir problemle karşılaşıldığında çoğunda eğilim suçlamak için bir kişi bulmaktır. W.Edwards Deming sistemin problemlerin %93'ünden sorumlu olduğuna inanıyordu. Zaman geçtikçe bu oranı %97'ye kadar çıkardı. O neden böyle düşünüyordu, neden diğer birçok kişinin ilk eğilimi bir başkasını sorumlu tutmak? 

Bir kişinin suçlanmasının kötü bir fikir olmasının sebebi, kök nedenleri aramamamız ve firmamızın çok daha etkili bir şekilde gelişmesine engel olmamızdır. 

Bu hatayı neden yaptılar? Sistem neden bu hatanın yapılmasına izin verdi? Zinciri birkaç adım daha takip ettiğimizde daha etkili bir çözüm bulmamızı sağlayacak kök nedenleri bulabiliriz. Ancak kök neden bulmak için biraz daha fazla araştırmak, tüm çalışanların performansını arttıracak çözümler bulmak gerekir. Peki ulaşacağımız bu çözümler neler olabilir?

• Poka-yoke (hatasızlaştırma) metotlarını kullanabiliriz. Örneğin operatörün diktiği fermuarın kılıfın birleştirilmesi sırasında ters yönde olduğunun fark edildiği bir hatamız var. Bu hatanın olmaması için operatöre defalarca eğitim verebiliriz. Ancak en ufak bir dalgınlık veya unutkanlıkta hatanın tekrarlanma riski hep var. Burada temas metodunu kullanabileceğimiz poka yoke fermuarın hep aynı şekilde ve yönde dikilmesini sağlayabiliyor. Aşağıdaki resimde de görülen, geliştirilen aparata baktığımızda da ne çok para harcanmış ne de sensörlü bir mekanizma görüyoruz. Önemli olan sorunun kök nedenini doğru tespit ve operasyonda kim çalışırsa çalışsın doğru işin çıkacağından emin olduğumuz sistemi kurabilmek.

• Standart uygulamaları, herkesin en iyi yöntemleri kullanmasını sağlayacak şekilde geliştirebiliriz. Herkesin o işi yaparken kendi en iyisini bulması ve birbirinden farklı şekillerde çalışması yerine en iyiyi standart hale getirebiliriz. 
• Operasyon adımlarını basitleştirebilir ve hata olasılığını ortadan kaldırmak için süreci yeniden düzenleyebiliriz. 

Bu iyileştirme, sürdürülebilir ve zamanla daha fazlası üzerine inşa edilebilir hale gelir.

Bunun yanı sıra insanları hatanın kaynağı olarak görmek yerine onları proseslerin zayıflıklarını iyileştirme kaynağı olarak görmek gerekir. Bu da insanların gelişimine de odaklanmayı gerektirir. 

Sistem geliştirmeleri bulma konusunda hep insanın hata kaynağı olduğuna dair önyargılarla uğraşıyoruz. Sistemlerin iyileştirilmesi konusunda deneyim kazandıkça, Deming'in %93-97 rakamlarının bilgeliğini gösteren deneyimlerimiz artıyor. 

Daha çok "Neden"leri sorgulayarak, insanı iyileştirme kaynağı olarak görerek firmamızın daha etkili ve sürdürülebilir şekilde gelişeceği ve iyileşeceği kesin. Bunu yapmak için tek gereken ise nedenleri nasıl sorguladığımız ve çözümleri bulurken ne kadar sistemsel yaklaştığımız.

Sistemleri iyileştirmeye ve insanları geliştirmeye devam...

Yeniliğe Motivasyonunuz Var mı?

Yeni bir yıl yaklaşırken yeni bir başlangıç yapmanın ya da şimdiye kadar yapmak isteyip yapamadıklarımızı gerçekleştirmenin zamanı olduğunu düşünüyorum. Bunları yapabilmek için gereken ise motivasyon.

"Motivasyon kuramlarından yola çıkarak, motivasyonumuzu aramak ve bulmak için neler yapabiliriz?" sorusuna cevap bulmaya çalışmak istiyorum. 

Motivasyon konusunda şimdiye kadar ortaya atılmış birçok teori var, bunlardan bazıları:

1. Herzberg Modeli
2. Maslow Teorisi
3. Alderfer Erg Teorisi
4. David McClelland - Üç İhtiyaç Teorisi
5. 21.yy Gereksinimi

• Herzberg Modeli'ne göre motivasyonu anlamak için 2 konuyu anlamak gerekiyor. Birincisi Hijyen Faktörler. Bunlar var olduğunda kendimizi daha motive hissetmiyoruz, ancak yoklukları bizi demotive ediyor. İkincisi motivatörler. Bunlar var olduğunda bizi motive eden, yaptığımız iş, peşinde koştuğumuz şey her neyse daha hevesli olmamızı sağlayanlar.

• Maslow teorisine göre motivasyonu sağlamakta basamaklar var. Öncelikle fizyolojik ihtiyaçlarımızın karşılanması gerekiyor. Sonrasında güvenlik, ait olma, değerler, yaratma ve başarma ihtiyaçlarını karşılamak gerekiyor.

• Alderfer Erg teorisine göre birey rasyonel davranır ve seçenekler açısından amacına ulaşmasını sağlayacak davranışı seçer. Hepimiz aynı motivasyon düzeyinde değiliz, hepimiz aynı motivatörlerle motive olmuyoruz. Burada da yine Maslow hiyerarşisindeki gibi bir hiyerarşi var. Varolduğunu gösterme, başkalarıyla ilişki kurma ve sonrasında gelişme bizi motive ediyor.

• Psikolog olan David McClelland'a göre motivasyon için üç ihtiyacımız var. Bu 3 ihtiyaç kişiden kişiye değişiyor. Başarma, güç ve insan ilişkileri. 
• Başarma ihtiyacı yüksek olan bireyler 
• Sorumluluk almak isterler
• Sürekli iş düşünürler
• Bir işi yarım bırakmaktan rahatsız olurlar
• Açıkça belirlenmiş, rutin olmayan, geri bildirim alabilecekleri, sorumluluk gerektiren, potansiyelini zorlayan görevler, işlerle motive olurlar
• Hedefleri ne çok zor ne de kolay olmalıdır
• Güç ihtiyacı yüksek olan bireyler 
• Başkalarını etkileme, her şeyi kontrol altında tutma ihtiyacıdır
• Sosyal güç ihtiyacı yüksek olanlar güçlerini grup amaçları için kullanmak isterler
• Karar sürecinde etkili olabildiklerinde, kendi işlerini kendileri planlayıp kontrol edebildiklerinde ve işin bütününde etkili olabildiklerinde motive olabilirler.

• İnsan ilişkileri ihtiyacı yüksek olan bireyler 
• Başkalarıyla dostça ve yakın ilişkiler içinde olma arzusudur.
• İşbirlikçi ve iyi ilişkilerin olduğu ortamları tercih ederler
• Kendilerini ekibin bir üyesi gibi algılayacakları bir sosyal ortamda motive olurlar
• Takdir edilmek ve fark edilmek bu bireyler için çok önemlidir

• 21.yüzyıl gereksinimi olarak motivasyon. Tekrar gerektiren algoritmik işlerin azalması, işlerin karmaşıklığının artması, davranışları gerçekte nelerin harekete geçirdiğinin anlaşılması gibi sebeplerden iç motivasyonu arttıracak ortamların ne olduğunun belirlenmesi ve bunların desteklenmesi gerekiyor. 

Tüm bu teorilerden yola çıkarak beni nelerin motive ettiğini de düşünerek motivasyonumuzu sağlayacak ve devam ettirecek başlıklar:

• Hedef belirleme : Hedefimizi belirleyip hareket planını oluşturmak ve bunlar için gereken kaynakları da ayırmak. Amaçlarımızı gerçekleştirmek için ödememiz gereken bedeli ödemeye hazır mıyız? Buna hazırsak yapamayacağımız şey yok. Kendimizi zorlayacak, konfor alanımızdan çıkmamızı sağlayacak hedefler belirlemeliyiz. Daha önce de bahsetmiştim 2014 yılında kendime belirlediğim 3 hedef vardı, sosyal sorumluluk faaliyetlerinde bulunmak, blog yazıp bildiklerimi, tecrübelerimi paylaşmak ve sosyal medyada daha fazla yer almak. 2015 yılının ortasında belirlediğim hedef danışman, eğitmen olarak çalışmaktı. Her ikisi için de kendime hedef tarihler koymanın yanında yapmam gerekenleri ve bunlar için ayırmam gereken zaman, para gibi kaynakları da belirledim. Bunu yapmak hayata geçirmek konusunda beni motive etti.
• Liderlik : İstediğimizi gerçekleştirmek konusunda destek alabilecek olsak da önemli olan kendimize liderlik edebilmemiz. Hatta kimlerin destek olabileceğine karar vermek, hatalarımızdan ders almak, düşünce tekrar ayağa kalkmak da liderliğin parçası. 
• Pozitif Çıkarım : Elbette belirlenen hedefe dümdüz bir çizgi ile ulaşmak mümkün olmuyor. Beklenenin gerisinde kaldığımız zamanlar ya da olayın tamamen tepetaklak olduğu durumlar olabiliyor. Direkt hedefimizle ilgili olsun olmasın ben her olaya farklı açılardan bakmanın, pozitif çıkarımlar yapabilmenin gerekli olduğunu düşünüyorum. 2009 yılında ev kiraları düşerken bizim ev sahibimiz kiraya %20 zam yapmak istedi. Sabit kalması konusunda konuştuysak da ikna edemedik. Çevredeki evlerin kiralarına baktık, bizim ödediğimiz kiranın %10-15 daha düşük fiyata ev kiralama şansımız vardı. Kiralık evlerin yanında satılık evlere de bakmaya karar verdik ve lafı uzatmayacağım bir ev satın aldık. Gittiğimiz yolda karşımıza çıkan bir engel bize çok zor görünebilir. Yeter ki çıkış yolunu arayalım, yolu biraz uzatsak da doğru adrese çıkmamızı sağlayacak enerjiyi kendimizde bulabiliyoruz.
• Eğlence : Hedefimiz 3 ayda 5 kilo vermek de olsa 1 sene sonra kendi işimizi kurmak da olsa gideceğimiz yol eğlenceli olursa keyifli bir yolculukla hedefe varmış oluyoruz. Bu nedenle hedefe giden hareket planımızı yaparken işin eğlencesini atlamayalım. Tıpkı sizi neyin motive ettiğini en iyi sizin bileceğiniz gibi sizi neyin eğlendireceğine de siz karar vereceksiniz. 

Tüm bunlardan sonra önce sizin motivasyon ihtiyacınız ne onu belirleyin. Motivasyon kaynağınızı bulmak için aşağıdaki linkteki yazımdan faydalanabilirsiniz.

Nasıl motive olurum? Olursun? Oluruz?

Sonra bugün karar verin.

"10 sene ya da 20 sene sonra dönüp baktığınızda iyi ki yapmışım diyeceğiniz ne olacak hayatınızda!"

Siz ilk adımı atmak için neyi bekliyorsunuz?

Bir zamanlar büyük bir dağın eteklerinde küçük bir kulübede yaşayan bir karı-koca varmış. Dağ yüksek ve geniş, gölgesi karanlık ve soğukmuş. Çiftin evi sürekli bir gölge altındaymış. Bahçeleri hiç güneş görmediği için yeşil domatesler ve sönük çiçekler veriyormuş. Dağın zirvesi dört bir yandan bulutları topladığı için rüzgarlar bulutlarla dans etmeye gelmediği sürece çiftin evinin üstüne hep yağmur, kar ve dolu yağıyormuş. Rüzgarlar geldiğindeyse evin çatısı uçacak gibi oluyormuş. Hepsi bu kadar olsa idare edip yaşayıp giderlermiş ama gölge, yağmur ve rüzgarların yanı sıra dağın eteklerinden yuvarlanan taşlar da evin çatısında delikler açıyor ve geceleri sık sık dağdaki mağaralarından çıkan hayvanlar aşağı iniyormuş. İkisi kulübelerinin etrafında gezinen vahşi kedilerin soluk alıp verişlerini dinleyerek birbirlerine sıkıca sarılıyorlarmış. Dayanılacak gibi değilmiş. Kar-koca, hayatlarını mahveden bu dağdan kurtulmak için ne yapacaklarını bilmiyormuş. Bu yüzden danışmak için bir bilgenin yanına gitmişler. Bütün dertlerini, gölgeyi, yağmuru, rüzgarı, kayaları ve vahşi hayvanları bir bir anlatmışlar. Bütün anlattıklarını sabırla dinleyen yaşlı adam sonunda yumruğunu masaya vurmuş: "Herhangi birinin dayanabileceğinden çok daha fazlasına dayanmışsınız. Yardımımı istemek için bu kadar beklemenize bile şaşırdım. Bu dağ hayatınızı çekilmez hale getirmiş. Bu işe bir dur demek gerek." Karı koca hevesle başlarını sallayarak onaylamışlar. Sonunda çektiklerini anlayan birini bulduklarını düşünmüşler. 

"Bu dağı korkutup kaçırmanız gerek. Eve gidin. Elinize gonglar, tencereler, tavalar, gürültü çıkaracak ne varsa alın ve dağın eteklerine gidip bağırın, tencere, tava ve gonglarınızı birbirine vurun. Dağ korkacak ve uzaklaşacaktır."

Karı-koca bu basit şeyi neden daha önce akıl edemediklerini düşünmüş. Eve gidip talimatları uygulamışlar. Dağı korkutmak için günlerce ellerinden geleni yapmışlar. Ama bir hafta geçmiş, sesleri bağırmaktan kısılmış, dağ yerinden 1 santim bile oynamamış.

Girip başka bir bilgeye danışmaya karar vermişler. 

İkinci bilge adam bütün dertlerini, gölgeyi, yağmuru, rüzgarı, kayaları ve vahşi hayvanları ve en son çabalarını dinlemiş.

"Dağı korkutamazsınız. Dağ korkuyu bilmeyecek kadar güçlüdür. Korkunun karşıtı sevgidir. Dağın kalbine hitap etmelisiniz. Ona gidip adaklar sunun, ona şarkılar söyleyin, kurumuş yerlerini sulayın, üzerine ağaçlar dikin ve sonra ona dertlerinizi anlatın. Anlayıp kendi rızasıyla gidecektir." demiş.

Tabi ya, neden daha önce düşünmedik biz bunu demişler. Eve gitmiş ve ikinci bilgenin talimatlarını uygulamışlar. Haftalar, aylar geçmiş ama dağ kendisine gösterilen ilgiden hoşlanıyor gibi gözükse de hiçbir şey değişmemiş. Yine yağmur ve rüzgar getirmiş, çatılarına kayalar düşürmüş. 

Böylece karı-koca başka bir bilgeye gitmeye karar vermişler. 

Üçüncü bilge adam da bütün dertlerini, gölgeyi, yağmuru, rüzgarı, kayaları ve vahşi hayvanları ve en son çabalarını dinlemiş.

"Anlaşılan korku ve sevgiyi zaten denemişsiniz. Görebildiğim kadarıyla geriye bir tek dans kalmış. Dağı hareket ettirme dansını yapmalısınız. Eve gidin, çatılarınızın ve dolaplarınızın içindeki bütün eşyaları katlayın. Hepsini başınızın üstüne yerleştirin. İki adım ileri, dört adım geri giderek dans edeceksiniz. Dağın sizi duyduğunu ve geri çekildiğini hissedene kadar bu şekilde dans edin. Sonra gözlerinizi açın ve evinizi orada yeniden kurun." demiş.

Çift eve gitmiş ve ne korkunun ne de sevginin başaramadığını dansın nasıl başaracağı konusunda biraz merak içinde olsalar da üçüncü yaşlı adamın dediklerini yapmışlar. Evlerini toplayıp eşyalarını almış, dans edip durmuşlar. Gözlerini tekrar açtıklarında dağın geri çekildiğini görmüşler. Artık düşen kayalardan uzakta, güneşli bir yerde duruyorlarmış. Evlerini yeniden kurmuşlar ve çok daha mutlu bir şekilde yaşamışlar. 

Masalımız Judith Liberman'ın "Masal Terapi" kitabından. 

Etrafımızdaki şartlara kızmak yerine, bu problemleri durumu daha iyi hale getirmemize ve iyileştirmemize yardımcı olacak fırsatlar olarak görebiliriz. Bunu yapmak için konfor alanından çıkmamız, hayatımızda yeni alışkanlıklar geliştirmemiz gerekebilir. Zorlukları yenecek olan çabalarımız sayesinde güçlü yanlarımız gelişir. Ayakta kalmak, daha mutlu olmak ve kendimizi geliştirmek istiyorsak çevremizdeki dağları görmeli, konfor alanından çıkmayı kabul etmeli ve atılması gereken o ilk adımı atmalıyız.

Siz ilk adımı atmak için neyi bekliyorsunuz?