Alışkanlıkların Gücü

Sizin iyileştirme yapmama nedeniniz ne? yazımızda Raymond Kelly'nin operasyonel mükemmellik yolculuğuna bir fil yiyecekmişsiniz gibi bir seferde bir ısırıkla başlamanızı önerdiğinden bahsetmiştik. Mükemmeliyet için küçük ısırıklarla ilerlemek en doğrusu. Beklenen, bu ilerleme sırasında insanlarda yeni alışkanlıkların oluşması, varolanların değişmesidir. Hem kişisel olarak hem de kurumsal olarak alışkanlıkları değiştirmek kolay değil. Ancak imkansız da değil.

Alışkanlıkların nasıl oluşturulduğunu ve güçlendirildiğini bilmek onları kontrol etmeyi kolaylaştırır.

Charles Duhigg'in "Alışkanlıkların Gücü" kitabında alışkanlıkların nasıl çalıştığı ve yeni bir alışkanlığın kazanılması için gereken adımlar tanımlanmış.

Alışkanlıklar Nasıl Çalışır

Beyin, işleri mümkün olduğunca otomatikleştirmeyi sever. Rutinleri bilinçaltı davranışlara dönüştürmek için harcanan çaba faydalı olabilir, ancak bu çaba sırasında beyin iyi ve kötü alışkanlıklar arasında ayrım yapmaz. Yani beyin iyi yaptığımız rutinleri de kötü yaptıklarımızı da alışkanlık haline getirir.

Bilim adamları, alışkanlıkların beynin sürekli çabalamaktan kurtulmanın yolunu aramasının sonucu olduğunu söylüyor.

Alışkanlık süreci üç aşamalı bir döngüden oluşur:

• İşaret: İşaretler, beyni alışkanlıklar için tetikleyen şeydir. İşaretler genellikle duygular, insanlar, yerler ve zamanlarla ilgilidir. 
• Rutin: İşaret, beyni rutini oluşturan otomatik davranışlara yönlendirir. İşaret ve ödülü belirleyerek rutin değiştirilebilir.
• Ödül: Rutin, alışkanlığı güçlendiren tutarlı bir ödülle sonuçlanır. Ödülün belirlenmesi, rutinin değiştirilmesine ve istenilen sonuca ulaşılmasına imkan verir.

“Bir alışkanlığı değiştirmek için işareti korumalı, eski ödülü vermelisin, ama yeni bir rutin koymalısın.”

Yeni Alışkanlıklar Nasıl Oluşturulur

Çok fazla kahve tüketiyorsunuz ve bunu azaltmaya çalışıyorsunuz varsayalım. Yukarıdaki model üzerinden gidersek kahveyi hangi saatlerde, nasıl bir ortamda ve nasıl hissettiğinde içiyorsun? Kahve içmek tek başına senin için ödül mü? Arkadaşlarınla sohbet etme fırsatı bulduğun için mi kahve içiyorsun? Ya da işlerden sıyrılıp bir mola verip düşünme fırsatı bulmak mı nedenin?

Yapma nedenini bulduktan sonra aynı ödülü almanızı sağlayacak bir rutin belirleyin. İşaret geldiğinde bu rutini tekrarlayın. Örneğin, öğle saatlerinde ofiste çalışırken kafamı toplayamadığım bir zamanda kahve içmeye gittin. Arkadaşlarla sohbet edip kafanı dağıtıp işe daha sağlıklı düşünecek şekilde geri dönüyorsun. Ödül bu örnekteki gibiyse, kahve içmeden arkadaşlarla sohbet edip geldiğinde aynı ödülü almış hissedecek misin? Evetse rutini bu şekilde değiştirebilirsin demektir.

Gerçek değişim, davranışları yönlendirmek için çalışmayı ve kendini anlamayı gerektirir. 

Alışkanlıkların nasıl yaratıldığını ve nasıl değiştirilebileceğini anlamak davranışlar üzerinde daha fazla kontrole yol açar. Oluşturmak istediğiniz davranış ister sigarayı bırakmak ister spor yapmaya başlamak olsun,  davranışları yönlendiren işaretleri, rutinleri ve ödülleri belirleyerek alışkanlıklar oluşturulabilirsiniz. 

"Dünyaya olan net değeriniz, genellikle iyi alışkanlıklarınızdan kötü alışkanlıklarınız çıkarıldıktan sonra kalanlarla belirlenir." Benjamin Franklin

Öğrenen organizasyon kültürü

Öğrenen organizasyon kültürü oluşturmak, çalışma ortamında her gün bir öğrenme gerçekleştiğinin farkında olarak başlıyor. Biz farkında olalım ya da olmayalım her organizasyonun bir öğrenme kültürü var. Önemli olan organizasyon olarak biz bunu yönlendiriyor muyuz yoksa kendi halinde olmasına izin mi veriyoruz?  

İnsanlar her gün yaptıkları iş ve iş arkadaşları, işin gerektirdiği beceriler, politikalar ve prosedürler ile ilgili öğrenirler. Aynı zamanda kimin güçlü ve etkili olduğunu, liderlerin güvenilir olup olmadığını, risk almanın ödüllendirilip ödüllendirilmediğini öğrenirler. Diğer bir deyişle, bir yerlerde yazılı olsun ya da olmasın organizasyonunuzun gerçek değerlerini öğrenirler. 

Öğrenme kültürünün nelere hizmet edebilir, eğlenceli bir video ile bakalım.

Kişisel olarak doğru yöntemlerle doğru deneyimlere, verilere ve bilgilere ulaşımı nasıl sağlarız? Öğrenme yöntemleri nelerdir? 

Araştırmalara göre 3 çeşit Dönüştürücü Öğrenme var (1): 

• Psikolojik :  Anlamada değişiklik _ Neden sorusunun cevabını bulduğumuz nokta. Bilgimizi, modelleri ve teorileri anlamamızı değiştirir.  
• Davranışsal : Davranışlarda değişiklik _ Bir şeyi farklı yapmak için gözlem ve deneyimlerimizi kullanarak davranışlarımızı değiştirmemizi sağlar. 
• Muhakemesel : İnanç sisteminde değişiklik _ Kalıcı olarak bakış açımızın değiştiği ve sıklıkla “Evet, işte bu” dedirten anlardır. 

Organizasyonlarda daha başarılı olmamızı sağlayacak bu Dönüştürücü Öğrenme yöntemlerini nasıl kullanacağımız ve potansiyeli nasıl değerlendireceğimiz konusunda bir öğrenme kültürümüz olmalı. Bu tip bir öğrenme kültüründe, öğrenme doğal bir süreç olur. Böyle organizasyonlarda potansiyel, öğrenme fırsatları ve deneyimleri ile geliştirilir. Öğrenmenin rolü, insanların potansiyelini arttırarak, organizasyonun potansiyelini yükseltmektir. “Eğitime ve öğrenmeye ne gerek var? Zaten sen bu işleri biliyorsun diye seni işe aldık.” prensibi ile olaya yaklaşmak kişilerin potansiyelini arttırmadığı gibi organizasyonun da gerilemesine sebep olur. 

NEDEN ÖĞRENEN ORGANİZASYON?

Öğrenen organizasyon, karmaşık, tahmin edilemez ve hızlı değişen iş dünyasına çabuk adaptasyon ve hızlı çözümler üretebilmek için önemli. 2015 yılı Kasım ayında, Francesca Gino ve Bradley Staats’ın Harvard Business Review’deki yazısında öğrenen organizasyon kültürü yaratamamanın önündeki engeller 4 kategoriye ayrılıyor (2): 

• Başarı odaklılık 
• Aksiyon almış olmak için harekete geçmek 
• Sorumluluk almama 
• Dışardan gelecek uzmanlığa güven   

Bunları aşmanın yolu yine aynı makalede Gino ve Staats tarafından anlatılmış.   

NASIL ÖĞRENEN ORGANİZASYON OLUNUR?

Biz ne yaparsak öğrenen organizasyon için doğru alt yapıyı sağlar ve çalışanları organizasyonun gelişimini de sağlayacak şekilde öğrenmeye teşvik edebiliriz ona bakacağız. 

Hem alt yapıyı hem çalışanları düşünerek 6 temel başlıkta yapacaklarımızı, içeriklerini organizasyon kültürüne uygun olarak seçtiğimizde gelişime hizmet edecek kültürü oluşturmaya başlayabiliriz. Bu 6 başlık: 

• Öğrenmenin doğasını ödüllendirme  
• Uzmanlık için bir yol olarak öğrenme 
• Öğrenmeyi kolay ulaşılabilir hale getirme 
• Harmanlanmış öğrenmeyi kullanma 
• Yöneticilerin koçluğu 
• Öğrenmeye dayalı performans ölçümü   

Öğrenen Organizasyon Kültürü

İnsan psikolojisi ve ilişkileri söz konusu olduğunda, organizasyonların ufak tefek farklılıklarla benzerlikler gösterdiğini görüyoruz. Her organizasyonun, işgücünün yeteneklerini ve tutkusunu bilmesi ve algılanan-bilinen normlara uymanın insan potansiyelini boşa harcadığını görmesi gerekiyor. Gelişebilen ve ilerleyebilen bir organizasyon yaratmanın ilk adımlarından birkaçı: 

• Hatalardan öğrenmek için fırsat vermek 
• Risk alarak öğrenmenin önemini anlamak   
• Çalışanların birbirinden öğrenmesi için fırsatlar yaratmak
• Öğrenmenin de etkinliğinin ölçmek 
• Öğrenmenin salt sınıf içi eğitimlerle olmadığını anlamak ve yeni yöntemler geliştirmek 
• Şirket içi kaynakları öğrenmeye imkân verecek şekilde düzenlemek 
• Öğrenerek uzmanlaşmanın kişinin Csikszentmihalyi’nin akış teorisindeki gerekliliklerinden biri olduğunu anlamak ve uzmanlaşmayı desteklemek 
• Öğrenmekte bireysel farklılıklar olduğunu anlamak ve buna göre bir tasarım yapmak  

Hızla değişen, esneklik gerektiren ve sürekli bir değişim ve gelişim içinde olduğumuz bu rekabetçi ortamda iyileştirme ve yenilikçilik olmazsa olmazlarımız. İyileştirme ve yenilikçiliğin anahtarının da, organizasyonumuzda çalışan kişilerin içinde olduğunu artık görmeliyiz.  

Öğrenen organizasyonun öneminden kısa da olsa bahsettiğimiz podcast dinlemek isterseniz:

Kaynaklar: (1)https://en.wikipedia.org/wiki/Transformative_learning (2)https://hbr.org/2015/11/why-organizations-dont-learn

İhtiyaçtan Başlayarak Yönü Belirlemek

İnsanlık tarihi boyunca bolluk arayışındayız. Özellikle sanayi devriminden bu yana, çoğu insan daha fazla mal-gereksinim üretmenin ve tedarik etmenin herkes için daha iyi bir yaşam sağlayacağını düşündü. Amaç “daha ​​fazla yapmak, daha çok satmak”tı. Ancak son yıllarda, iklim değişikliğinden, petrol zirvesine ve hatta obezite salgınına kadar bazı sorunlar, insanları kısmen de olsa sağduyuyu seçmeye zorladı. Gelişmiş dünyadaki birçok kişi için, kişisel yaşamlarının sloganı “daha ​​az tüketmek, daha fazla tasarruf etmek” olarak değişti. Bu kişiler, satın aldıkları ürünlerin özel ihtiyaçlarını gerçekten karşılamasını bekliyorlar.

Değişen dünya şartlarına ve oluşan problemlere çözüm geliştirmek her zaman sürekliliği sağlamanın anahtarı oldu. Bugün de benzer durum söz konusu. Nasıl ki kişisel ihtiyaçları gidermek, bunu yaparken az tüketmek öncelikli konuysa firmalar için de ihtiyaçları doğru belirlemek ve kısıtlı kaynakları doğru kullanmak önemli.

Firmalar bu dönemde ihtiyaçlarını nasıl belirleyecek?

Geçmişte başarı getiren şeyleri bırakmak zordur. Seri üretim kesinlikle başarılı bir uygulamadır. Tüketicileri, işletmeleri ve işgücünü önceki yüzyıllarda hayal edilemeyecek bir refah düzeyine getirmiştir. İnsanlar, kendi deneyimleri ve eğitimleri, seri üretimi, kitle pazarlamasını ve kitle tüketimini desteklediğinden, yeni bir yaklaşımı denemeye direnç gösterebilirler. Bu üretim yaklaşımları ağırlıklı olarak uzmanlaşma ve iş bölümüne dayanmaktadır. Bu sistemde, insanların sadece kendi bireysel verimliliklerini geliştirmeye odaklanmaları beklenmektedir. Sonuç olarak insanlar tek bir işte çok yetenekli hale gelirler. Bu nedenle, değişime en çok direnen kişiler o firmanın en deneyimli ve en usta olanlarıdır. Değişen pazarlar karşısında mücadele ederken bile, bu insanlar alışkanlıkla geçmişte işe yarayan çözümlere yöneliyorlar. Oysa şimdi tanıdık-bildik yöntemleri bırakıp sormak gerekiyor : İHTİYACIMIZ OLAN NE?

Bugünlerde virüs ve pandemi sebebiyle firmalarda üretimin sürdürülebilmesi, maliyetler öncelikli konular arasında yerini aldı. Bu dönemde ihtiyacımız akışı sağlayacak ve maliyeti azaltacak doğru yöntemlerle iş yapmak. Daha önce "Operasyonel Mükemmellik ve Nakit Akışı" yazısında akışı sağlamanın nakit akışını nasıl etkilediğinden bahsetmiştik. Hem maliyetin azaltma hem de akışı sağlama için başlama noktaları aşağıdaki gibi özetlenebilir :

• MALİYET AZALTIMI

Son zamanlarda virüs ve pandemi sebebiyle yaşanan üretim duruşları, gelecek dönemde de beklenen talep düşüklükleri nedeniyle maliyet azaltılması önemli konulardan biri.  Daha az kaynakla daha çok çıktı sağlamak ve bunu akışı sağlayarak yapmak daha da önem kazandı. Geçmişte bunu yapan firmalar zaten önlemlerini acilen alıp odak noktalarını belirleyecek ve harekete geçecekler. Peki bu kası daha önceden çalıştırıp geliştirmemiş olan firmalar nasıl ilerlemeli?

1. Faaliyet raporunuzu detaylı olarak önünüze alın ve çok fonksiyonlu bir ekiple birlikte gözden geçirin. (Her bir harcama kaleminin aylık gerçekleşen değerlerini görebileceğiniz aşağıdaki gibi bir tablo)
2. Her bir harcama kalemi için bu harcamayı "NEDEN" yaptığınızı sorgulayın.
3. Bu harcamayı yapmazsanız iş süreçleriniz "NASIL"etkilenir, yeni durumda iş süreçlerinizi "NASIL" yönetirsiniz bunların cevaplarını arayın.
4. Bu harcamaları azalttığınızda ya da tamamen ortadan kaldırdığınızda "NE" yapmanız gerekiyor, tüm aksiyonları ortaya koyun. Oluşturulan aksiyon planının takipçisi olun.
5. Yapılacak bu maliyet azaltma odaklı çalışmaların neden yapıldığını ve etkilerini, bu çalışmaların içinde olan ekibin düzenli olarak paylaşım yapmasını sağlayın. Bu paylaşım herkesi kapsamalı, yani tüm çalışanlara bilgi aktarımı sağlanmalı. 

Ayrıntılı Faaliyet Raporu

Bir örnekle Neden? Nasıl? Ne? soru sıralamasını nasıl kullanacağımıza bakalım.

Örnek olarak yukarıdaki tablodan, forklift giderlerini seçelim. Kiraladığınız forklift sayısına bakıp gerçekten bu kadar forklifte ihtiyacınız var mı sorgulamak için adımlar : 

• NEDEN? Neden "x" adet forklift kiralıyorsunuz?
• NASIL ? Forklift giderlerini azaltırsanız taşıma işlemlerini NASIL yapabilirsiniz?
• NE? Belirlediğiniz şekilde işleri yapabilmek için NE yapmanız gerekiyor? Yani özetle aksiyon planınız NE? Hangi işi, kim, ne zamana kadar tamamlayacak? Taşıma yollarını-stok alanlarını düzenlemek ya da değiştirmek, v.b. gibi.

Her konuyla ilgili Neden, Nasıl ve Ne sorularını sorarak ilerleyebilirsiniz. Daha önce "Değişime ikna etmek için "Neden" ile başlayın" yazımızda bu soruların öneminden bahsetmiştik.

• AKIŞI SAĞLAMAK

Değişen piyasaya hazırlanmak için operasyonel modellerini gözden geçiren ekipler-firmalar, rakiplerine karşı güçlü bir avantaja sahip olacak.
Operasyon modelleri gözden geçirilirken herbir sürecin aşağıdaki gibi ayrıştırılması gerekiyor:

• Değer katan
• Değer katmayan
• İsraf

Yapılan her işte harcanan çabanın değer katan, değer katmayan ve tamamen israf olan alt operasyonlardan oluşuyor. Akışı sağlamak için israfı ortadan kaldıracak, değer katmayan operasyonu azaltacak çalışmalar yapmak gerekli.

Bunu iki şekilde yapmak mümkün:

1. İncelenecek olan süreçteki tüm ilgili kişilerle hızlı bir gözden geçirme yapmak. Herkesin israf ve değer katmayan operasyonlar için fikirlerini alarak bir beyin fırtınası yapabilirsiniz. Bunları önceliklendirecek aksiyonları belirleyebilirsiniz.
2. Değer akış haritası oluşturmak. Sürecin müşteriden tedarikçiye kadar olan, geriye doğru adımlarla değer akış haritasını oluşturabilirsiniz. Gerekli verileri toplayıp problemli alanları bu şekilde tespit edebilirsiniz. Daha iyi durumun ne olduğunu tanımlayıp bunu gerçekleştirmek için yapılabilecekleri belirleyebilirsiniz.

Hem akışı sağlamak hem de maliyeti azaltmak için yapılacak çalışmalarda dikkat edilmesi gereken, fayda-maliyet analizinin iyi bir şekilde yapılmasıdır. Yani attığınız taş ürküttüğünüz kurbağaya değecek mi bunu analiz ederek harekete geçin.