Finansta Yalın

Yalın Yönetim, savurgan proses uygulamalarının ortadan kaldıran ile çalışan performansını en üst düzeye çıkaran karşılıklı bağımlı stratejilerin olduğu entegre bir sistemdir. Bu sistemde odak noktası değer katmayan operasyonların azaltılması ve israfların ortadan kaldırılmasıdır. Yalın çalışmalar kalite, zaman ve finans ve muhasebe tarafından ortaya çıkarılan değerin iyileştirilmesini sağlayabilir. Hiçbir operasyondaki uygulamasında olmadığı gibi burada da muhasebe ve finans hizmetlerinin ana süreçlerinde değişiklik yapmaz, sadece bu fonksiyonların gerçekleştirilebilmesi için prosesi sadeleştirir ve hataların, fazlalıkların ve israf adımlarının tespitini kolaylaştırır.

Yalın yaklaşım uygulanarak yapılandırılan finans prosesleri, %40-60 adam.saat iyileştirmesi sağlamaktadır. Finansta bu iyileştirmeler yaygın olarak ay sonu kapanışı, bütçeleme, tahminleme ve analiz, yönetim raporlamaları konularında yapılıyor. PWC danışmanlık firmasının bir müşterisi ile yaptığı çalışmanın sonucuna göre şirket Yalın çalışmalara başladıktan 3 ay sonra tablo aşağıdaki gibi oluyor:

Hazırlamak için harcanan  iş gücünde azalma sonuçları :
İş	Önce (saat)	Sonra(saat)	Azalma
Bilanço	20	8	60%
Kar-Zarar raporu	19	9	53%
Nakit akış raporu	26	17,5	33%
Öz sermaye	14	5,5	61%
Borç programları	57	14	75%

Birçok firmada yapılan çalışmalarda elde edilen getiriler benzerdir. Örneğin Toyota Motor Satış finans bölümünde yapılan çalışmalarla 1 yıl sonunda tamamlanan birçok Kaizen projesi ile aşağıdaki sonuçlar elde edilmiştir.

• 59 ekip oluşturulmuş
• 122 proje başlatılmış
• 11.000'den fazla iş gücü saati kazanılmış

Yapılan çalışmalar arasında teknik açıdan karmaşık olmayanlar olduğu gibi akış haritaları yapılmasını gerektiren büyük projeler de yer almıştır. Ancak Kaizen çalışmalarının kültür haline gelebilmesi için, finansta başlangıçta çabuk ve kolay kaizenlerle başlanılması teşvik edilmiştir.

İyileştirme yapılacak alanları bulmak için kendilerine sormaları gereken sorular:

• bütün yönetim raporları, işi yürütebilmek amacıyla mı üretiliyor?
• tüm faturalar ilk seferde doğru basılıyor mu?
• gereksiz datayı defalarca giriyor muyuz?
• tüm raporlar için bilgiler otomatik olarak tek bir kaynaktan türetilmekte mi?
• masraf tahsisleri karar verme prosesine değer katıyor mu?
• bütçeleme süreçleri düzgün ve verimli bir şekilde ilerliyor mu?
• forecast süreci ile raporlama süreci entegre mi?

Soruların cevabını ararken, süreçlere değer katacak alanların oranını arttırmak her anlamda kazancı arttıracaktır.

İyi uygulanmış Yalın süreç iyileştirme çalışmaları, finans fonksiyonlarında yüksek değer taşıyan iş konularına odaklanmasını sağlayarak hem zaman hem harcanan çabada tasarruflara neden oluyor. Her fonksiyonda olduğu gibi değere odaklanan projelerde kazançlar yüksek oluyor. 

Değer katan operasyonların oranını arttırdığımız fonksiyonların çoğalması dileklerimle...