GİZLİ FABRİKA

"Damlaya damlaya göl olur" sözüyle anlatılmak istenen her ne kadar birikimlerimizden az da olsa tasarruf etmenin önemini vurgulamak olsa da, ben bugün istemsiz ya da kanıksanmış kayıp damlaların hayatımızda işletmemizde yarattıkları üzerine kullanacağım bu sözü.

Hayatta da iş yerimizde de her şey bir süreçten ibaret. Girdisi, operasyon adımları, çıktısı ve süreç göstergeleri olan bir süreç... Süreçlerimizde odaklandığımız genellikle çıktılarımızın kalitesi ve beklentilerimizi karşılayıp karşılamadığı oluyor. Süreç içinde neler olduğu ile ilgilenenlerimizin sayısı oldukça az. 

Bir yerdeki çiçeğe ya da ağaca su vermek istediğimizi düşünelim. Bitkiye suyu vermek için bir çeşmeden su dolduruyoruz. Çeşmeden suyu vereceğimiz yere kadar kovadaki sudan bir miktar döküldüğünü ve arada gördüğümüz başka bir çeşmede kovadaki suyun eksiğini tamamladığımızı varsayalım. Bu durumda bitkiye götürmek istediğimiz kadar suyu götürmüş olacağız, değil mi? Bu sırada yaşadığımız kayıpsa yolda giderken döktüğümüz su ve ikinci çeşmeden tekrar su doldurmak için harcadığımız zaman olacak.

İş yerindeki süreçlerimizde de benzer bir durum var. Süreç sonunda yaptığımız kontrollerde ya da en son operasyonda yukarıdaki örnekte olduğu gibi %94,4 başarılı gibi görünüyoruz. Ancak oraya gelene kadar oluşan kayıplarımızı görmezsek sürecin %87,4 başarılı olabildiğini gözden kaçırıyoruz. Ve bu damlalar birike birike gittikçe büyüyen kayıp maliyetlerimizi oluşturuyor. 

Armand Vallin Feigenbaum'un dediği gibi hataları düzeltmekte harcanan çaba o kadar fazla oluyor ki fabrikanın içinde gizli bir fabrika olmasıyla aynı etkiyi yaratıyor.

Bu gizli fabrikanın boyutunu küçültmek ya da tamamen ortadan kaldırmak için her bir operasyonda çalışan kişinin önce bunun farkında olması gerekir. Bu da öncelikle bunların takip edilebilmesi için bir sistem oluşturulmasıyla mümkün. Sistem, başta manuel takip gerektiren bir yöntem olabilir. En çok kaybı nerede yaşadığımızı bulmak ve sistemin doğru verileri elde edecek şekilde doğru çalıştığını tespit etmek açısından manuel bir takip yöntemiyle başlamak doğru olur. Sonrasında bu kayıpların kayıt altına alınması ve düzeltici-önleyici aksiyonların belirlenmesi için teknolojiden faydalanabiliriz. Her bir operasyonda, kaynakları verimli kullanıp kullanmadığımıza dair verileri sistemden otomatik almamızı sağlayacak yöntemler belirleyebiliriz. Veriler olmadan mevcutta nerede olduğumuzu ve neyi iyileştirebileceğimizi bilemeyiz. Bu nedenle veri toplamak için kendimiz, firmamız için en verimli yöntemi belirlemeli ve bir an önce çalışmaya başlamalıyız.

Damlaların birikip göl olmasına izin vermemek için sizlerin kullandığı yöntemler neler? Bu damlaların ve oluşturacağı gölün farkında olup geç olmadan önlemleri alacağımız çalışma alanları oluşturabilmek dileğiyle...