Atul Gawande'nin yazdığı "Checklist Manifesto-İşi Doğru Yapmanın Basit Bilimi" kontrol listeleri ve bu listelerin çeşitli alanlardaki kullanımıyla ilgili. Kitaptan bir örnekle hem kullanım alanına hem de kullanımının sağladığı faydaya birlikte bakalım. 2005 yılında Colombus Çocuk Hastanesi'nde kayıtlar incelenmiş ve apendektomi yapılan hastaların 1/3'ünden fazlasına doğru zamanda doğru antibiyotiğin verilmediği görülmüş. (1) Yapılan incelemeler ve değerlendirmeler sonrasında ameliyat öncesinde antibiyotiğin verilmesinin unutulması ya da yanlış verilmesinin altında yatan nedenleri tespit etmişler. Ameliyata başlamadan önce doldurulması gereken "Serbest Kalkış İzni" veren bir kontrol listesi hazırlayıp bütün ameliyathanelerdeki panolara asmışlar. Cerrahi şefi 3 ay sonra, apendektomi yapılan hastalarının %89'u doğru zamanda, doğru antibiyotiği aldığını görüyor. 10 ay sonra ise bu oran %100 oluyor. (2)
Yapılacak işin belli adımlardan geçmesini sağlamak ve unutmayı/yanlış yapmayı engellemek için oluşturulan kontrol listeleri yukarıdaki gibi faydalar sağlıyor. Bu faydaları sağlayan kontrol listelerini hazırlarken nelere dikkat etmeli?
Kontrol listesi oluşturmanın 5 adımı
Adım 1: Probleme Neden Olan “Aptal Hatalar” ı Belirleyin
Başarısızlığın nedenlerini anlamak, yararlı bir kontrol listesi oluşturmanın ilk adımıdır. Her ay düzenli olarak hazırladığınız bir rapor olsun. Bu raporda başarısızlığın en yaygın nedenleri veri kaynağı sorunları ve iş yapılırken oluşan hatalardır. Bu hataların ele alınması kontrol listesinin odağını oluşturacaktır.
Adım 2: Diğerlerinden Ek Girdi Arama
Çoğu iş türünde, benzer işler yapan veya çalışmalarınızın sonuçlarını kullanan kişiler vardır. Başarısızlık nedenlerini veya kontrol edilmesi gereken noktaları onlara sorun. İnsanlar, özellikle işinizden etkileniyorlarsa fikir ve gözlemlerini anlatmaya heveslidir.
3. Adım: Basit "Yapılacak" Adımlar Listesi Oluşturun
"Yap" adımları tam olarak göründüğü gibidir: Belirli bir eylemin yapılmasını hatırlatmak. Hazırladığınız aylık rapor söz konusu olduğunda, önceki raporları temel olarak kullanarak veri kaynağı dosyalarının yapısını ve boyutunu geçerlilik açısından kontrol edebilirsiniz. Benzer şekilde, verilerin modelden doğru bir şekilde geçtiğinden emin olmak için modeldeki veri bağlantılarını kontrol edebilirsiniz. ("Bağlantılı dosyaların linklerinin doğru çalışıp çalışmadığını kontrol et" gibi)
4. Adım: Kontrol Listesini Test Edin
Yukarıdaki adımları izleyerek kontrol listenizi oluşturduktan sonra bu kontrol listesini kullanarak o işi yapmaya çalışın. Test sırasında tespit ettiğiniz eksiklikleri not edin. Süreç boyunca çalışmaya devam edin. Rapor üretme örneğinde, kaynak dosyaların içindeki faktörleri doğrulamayı atlamak bir eksiklik olabilir.
5. Adım: Kontrol Listesini Hassaslaştırın
4. Adımdaki deneyiminize dayanarak, kontrol listesini iyileştirin.
Van Halen grubu müzisyeni David Lee Roth, bir radyo programında anlattıkları kontrol listesinin farklı bir kullanım şeklini gösteriyordu. Konserleri için yaptıkları sözleşmelerde, kuliste bir kase dolusu M&M şekerlemesi bulunması şartı vardı-içindeki bütün kahverengi şekerler ayıklanmış olmalıydı. Bu şart yerine getirilmediğinde konser iptal ediliyor, gruba tazminat ödenmesi gerekiyordu. (3)
Bu madde, onlar için bir güç gösterisi değil, sözleşmedeki tüm maddelerin gözden geçirilip uygulandığının bir kanıtıydı. Kulise girdiklerinde kahverengi M&M şekeri görmeleri demek diğer maddelerde de bir aksilik çıkabileceği anlamına geliyordu. Tek tek her noktayı kontrol edip emin olmak da hem fazla zaman alacağı hem de gözden kaçabilecek konular olacağı için yapılmış bir seçimdi bu.
İster sözleşme ile yaptırılacak bir işi kontrol ediyor olun, ister kendi yapacağınız işi doğru yapacağınızdan emin olmak isteyin. Her durumda kontrol listeleri iş görüyor. Bu faydasına rağmen iş yerlerinde insanlar çoğunlukla kontrol listesi hazırlamak ve uygulamak istemiyor. Atul Gawande kitabında bunun sebebinin, kontrol listesi kullanmaktan utanmak olduğundan bahsediyor. Bu utancın altında yatan inancın da gerçekten büyük olanların gözü pek olması ve doğaçlamayla hareket etmeleri olduğunu söylüyor. Bu fikre büyük oranda katılıyorum. Kontrol listesi kullanmanın, kişinin o işi doğru yapacak kadar iyi bilmediğini göstereceği düşünülüyor. Kontrol listesi kullanmadan iş yapmak kahramanlık!!!
Kahramanlık, oluşan yangını söndürmek değil, yangının çıkmasını engelleyecek şekilde hareket edildiğinde ortaya çıkıyor. Bu da bir kültür işi. Daha önce "Yangın Söndürenler Ödüllendiriliyor mu?" yazımızda bahsetmiştik.
Belki de gerçek kahramanlığı işi doğru yapmak için gerekeni yapmak olarak tanımlayarak işe başlamak lazım.
(1), (2), (3) _ Checklist Manifesto-İşi Doğru Yapmanın Basit Bilimi, Atul Gawande
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder