5S amaç mı araç mı?

Yalın Yönetim faaliyetlerinin amacı problemlerin, israfın görülmesi ve ortadan kaldırılması, değer katmayan operasyonların toplam içindeki süresinin azaltılması olduğunu çoğumuz söyleyebiliriz. Bütün bunları yapabilmek için ise en temeldeki amacımız israfların, problemlerin görünür hale getirilmesidir. 

Yalın faaliyetleri gerçekleştirirken kullanabileceğimiz birçok araç var. Her bir aracın temelinde yatan felsefenin de problemleri görünür kılmak olduğunu bilerek uygulamakta fayda var. Örneğin araçlardan 5S'i ele alırsak, bu çalışmayla yaratmaya çalıştığımız etkin ve verimli bir işyeridir. İşyeri organizasyonu, o alanda çalışan kişinin işini kolay yapabilmesini, karışıklığı ve karmaşayı azaltacak şekilde düzenlenmesini ve hataya açık alanların kolayca görünebilir hale getirilmesini sağlamalıdır. 

5S adımlarından en çok hangisinde yoldan çıkıyoruz? Aşağıdaki gibi düzenleme adımında mı?

5S'in adımlarına bakalım. 

1. Ayıklama : İlk adımda ihtiyacımız olmayan ve kullanmadığımız eşya, ekipman, v.b.nin ortamdan uzaklaştırılması
2. Düzenleme :  Ayıklamadan sonra bize kalan, kullandığımız eşyaların düzenlenmesi
3. Temizleme  : Belirleyeceğimiz periyotlarda çalışma alanındaki alet, ekipmanın temizlenmesi -ki bu temizleme sırasında tek amaç temizliği yapmak değil-. Temizleme sırasında alet, ekipman ile ilgili aksayan, ters giden bir şeyler varsa onun da tespit edilmesi
4. Standartlaştırma : İhtiyacımız olan ya da olmayanın ayrılması, kurduğumuz düzenin kalıcı hale gelmesi için standartların oluşturulması. Burada gölgeleme, etiketleme, renklendirme, işaretleme, v.b. metodların standart hale gelmesinden ve kayıt altına alınmasından bahsediyoruz.
5. Sürdürebilme : Herkesin öncelikle kendi çalışma alanını ve sonra tüm fabrikayı gözeterek çalışmaların gözle görülür bir fark oluşturmasının kalıcı hale getirilmesi. Denetimler bir araç olabilir, herkesin öncelikle kendi alanını gözetmesi, denetlemesi kalıcığın artmasında büyük etken.

Peki biz 5S çalışmalarını, birçok yerde yapıldığı gibi sadece "herşeyin bir yeri olmalı herşey yerli yerinde olmalı" mantığı ile yaklaşırsak ne olur? Gereksiz yere işaretlediğimiz eşyalar, yerinden oynamaması için ekstra harcadığımız zaman ile uğraşıp dururuz. Bütün bunlar anlamsız olduğu ve amaca hizmet etmediği için de katılımı sağlamaktan ve sürdürebilirlikten bahsetmek mümkün olmaz. 

Bu sebeplerden ve gerçek amaç tam anlaşılamadığı için birçok kişide 5S'in sadece üretim alanında  yapılması gereken bir çalışma olabileceği kanısı var. Oysa ki ofislerde de yapılabilecek ve verimliliği arttıracak bir araç. Ofislerde de hiç kullanmadığımız veya kullanım sıklığı değişen eşyalar, dokumanlar, dosyalar var değil mi? O halde burada da ayıklama ve düzenleme işlemini yapabilir ve bunları standart hale getirebiliriz. Ofislerde 5S çalışmasına en ihtiyaç duyulan nokta ise bilgisayarlar bence. Bilgisayarda sakladığımız dokümanları nasıl saklıyoruz? Belli bir düzeni var mı yoksa masaüstüne kaydedip sonra ararken kayıp mı oluyoruz?

Videoda Anne'in ofis 5S'i sorgulamasını, anlamaya çalışmasını izleyebilirsiniz.

Bu, yalın aracın bize nasıl yardımcı olduğunu düşünmeden doğrudan kopyalamanın bir örneğidir. Telefonunuzun veya klavyenizin nereye gittiğini belirleme gereği var mı? Muhtemelen yok. Bu, bir fabrikanın araçlarını uygun olmayan bir şekilde doğrudan kopyalamadığımızda başımıza gelebilecek bir diyalog.

Ofiste 5S uygulamasını sorgulayan Anne gibi, biz de sorgulamaya, yapılanlara gerçekten ihtiyacımız olup olmadığını ve bize yarar sağlayıp sağlamadığını anlamaya başladığımız zaman doğru yoldayız demektir.

Kalıcılık ve sürdürebilirlik, ancak amaç doğru anlaşıldığı ve uygulandığı zaman mümkün.