Neden Değer Akış Haritası?

Neden Değer Akış Haritası?

Değer akış haritalama, ölçülebilir iş performansı iyileştirme elde etmek için kullanılan bir araçtan daha fazlasıdır. Gerçeği su yüzüne çıkarmaya, problem çözmeye ve daha iyi bir yarın tasarlamaya yardımcı olan bir yönetim uygulamasıdır. Uygulandığı yerdeki potansiyelin ne olduğunu fark etmekte uygulayıcılara yardımcıdır.

Değer akış haritası, müşteri ihtiyaçlarına cevap verebilecek en iyi organizasyonu sağlamakta yardımcı olur. Bir yöneticiye ekibini organizasyonun amacı, stratejik yönü, yıllık iş hedefleri ve iyileştirme öncelikleri çerçevesinde yönlendirmesi için yol gösterir.  Bu, yöneticilere odaklanma, uzlaşma ve bağlılık kazanmak için güçlü bir forum sağlar.

Bu yönetim uygulamasının insanla ilişkili kısmı ise işin kendisidir. Yalın Yönetimin temeli “İnsana Saygı”dır. Bunu ölçmenin en iyi yolu, o organizasyonda çalışan her bir kişinin yaptığı işte başarılı olup olmadığı ve işini yaparken bilgi, yetenek, deneyim ve tüm potansiyelini kullanıp kullanmadığıdır. Ne yazık ki şirketler bunun ya yeni yeni farkına varıyorlar ve “Yetenek Yönetimi” adı altında yeni çabalar içine giriyorlar ya da hiç farkında olmayıp çalışan devir oranında artışlara anlam veremeden yaşıyorlar.

Daha da kötüsü, problemler için sisteme ve prosese bakmak yerine insanların suçlandığı bir ortam yaratılıyor.

İyi bir yönetici, ekibinin mevcut durumda değerin müşteriye nasıl aktığını ya da akmadığını anlayacağı bir ortam yaratır. Mevcut durumu anlamak bir ayılma süreci olarak da değerlendirilebilir ve bir yöneticiye organizasyonu doğru yerlere yönlendirmesine yardımcı olur.

Prosesin baştan sona resmedilmesi, açıkların belirlenmesi, eksik bağlantıların sağlanması, daha kaliteli ürün-hizmet sağlanması sadece dış müşteri için çok büyük bir değer sağlamakla kalmaz, bu değerin oluşmasına katkısı olan çalışanlar için daha insancıl ve saygılı bir çalıma ortamı da sağlar.

Değer akış haritasının hem liderlik hem de insani boyutlarını düşünerek eğitimlerimizi bu gözle hazırlayarak haritanın oluşmasını sağlayacak tüm ekipte bu farkındalığı sağlamak gerekir. Onların iş yapış şeklini kolaylaştırıp süresini kısaltmaktan başka, var olan ve kullanamadıkları yeteneklerini de kullanmalarını sağlayacağını bilen her çalışan daha gönülden katkı sağlayacaktır.

Doğru proje seçimi & proje başarısı

Doğru proje seçimi & proje başarısı

Bir proje çalışmasının başarılı olabilmesi için önemli olan 3 temel başlık var. Proje adımlarının doğru ilerlemesini sağlamak, proje tanımının doğru yapılması ve ekibin doğru seçilmesi.

Bütün iyileştirme çalışmalarında 5 temel adımımız var: Tanımlama, Ölçme, Analiz etme, İyileştirme ve Kontrol. Deming'in PUKÖ (Planla/Uygula,Kontrol et ve Önlem Al) döngüsü ile uyuşan adımlarımız. Tanımlama başlığında hem projenin doğru tanımlanması hem de ekibin yeterli bilgi, becer, ve deneyime sahip çalışanlardan seçilmesi önemli. Projelerin en önemli ayağı PLANLAMA. Doğru bir planlama yapmadan çıktığımız yolda başımıza hep tersliklerin gelmesi normal.

Proje tanımımızı neye göre yapıyoruz? Yapmalıyız? 

Projenin oluşturulması ve tanımlanması için girdiler için 4 temel nokta belirleyebiliriz. Müşteri, Tedarikçi, Patron / Üst Yönetim, Çalışanlar.
Katkısı alınabilecek en zor olan girdi sahibi kim?
Tedarikçi?
Müşteri?
Çalışan?
Hepsi için ortak bir katılım payesi var mı?
Katkılarıyla birlikte ne kazanacaklar? Onlara bir faydası olacak mı?

Girdileri oluşturan ve proje üzerinde çalışacak kişilerin de problemin çözümünde yer almaları için :

-Değer yaratan noktaların tespiti için değeri gören – algılayan insanlar yetiştirmeliyiz!

-Oluşturulan ekibin proje çalışmasının sonuçlarının iyi olacağına inanması – Yetenekleri ve zamanları bu işin yapılması için yeterli mi? Onların bu işi yapabileceklerine inanıyor musunuz?  Her adımda hatırlatmanız gerekecek mi? Projenin sonuçlandırılması ile ilgili sıkıntınız olacak mı? 
Kaç kişi anne-babası ders çalışmasını söylemeden büyüdü? Kaç kişi ailelerinde başkalarının çocukları ile karşılaştırılmadan büyüdü?
Çalışanlarınıza güvendiğinizi göstermeniz, verilen sözlerin yerine getirilmesi, yapılacak bu çalışmalar için ayrılacak zamanı onlara tanımanız gerekir.
Lokum verilen çocuklar örneğini duymuşsunuzdur. Ünlü "Marshmallow Testi".
Çocuklara lokum verilir—3dk beklediklerinde daha çok alabileceklerini söylüyorlar.. Bekleyen çocukların ilerde daha başarılı olabilecekleri söylendi v.s... Yeni araştırma 2013te yapılıyor. Çocuklara bu defa boya kalemleri veriliyor. Daha sonra daha güzel boya kalemleri verileceği söyleniyor. Bir gruba söz verilenler yapılıyor diğer grupta yapılmıyor. Daha sonra aynı lokum testi tekrarlanıyor. 
Sizce hangi grup daha sonraki lokumları bekleyip ilk verilenleri yememiştir??

Siz verdiğiniz sözleri tutuyor musunuz?
GÜVEN duygusu oluşturmak çok önemli... 
Yetenekleri ve becerileri bu çalışmayı yapmak için yeterli mi? Değilse ekibe katmak doğru mu?
Öncesinde çalışmanın yapılması için geliştirilmeleri gerekir mi?
Alışkanlıklardan vazgeçmeye hazırlar mı? 
Konfor alanlarından vazgeçmek için önlerinde iyi örnekler var mı? 

-Bütünü ve onların olduğu yeri göstermek

Çalışanların kendi yaptıkları işleri ve parçası oldukları işin tümüne etkilerini görebilmelerini sağlamak. Herkes sorumlu olduğu işin detayını ve yaptıklarını görüyor. 
Şirketin gittiği yolu, şirket olarak hedeflerimizi ve bize düşen payın bütünü nasıl etkilediğini bilmek önemli.
İş yaparken önceliklerimizi belirlemek, farklı  departmanlara nasıl destek olabileceğimizi bilmek, ....
Ortak hedeflerle hareket edebilmek için fille beraber hareket eden herkesin aynı yöne gidiyor olduğunu bilmesi gerekir. NEREYE gidiyor olduğunu bilmesi önemli...

İyileştirme çalışması yapıp Lojistik işçiliğini 10 birim azaltıp üretim işçiliğini 15 birim arttırdığımızda Lojistik süreçlerini iyileştirmiş oluyor muyuz?
Kazanan kim?
Diğer departmanlardan nasıl etkilendiğini bilmek her zaman mümkün olmayabilir... Bu nedenle oluşturduğumuz ekipleri çapraz fonksiyonlu seçmemiz önemli.

-Katılımcılara olan faydasını göstermek 

SAP devreye alınan bir firmada Excel kullanılarak tedarikçilere program gönderen bir malzeme planlama mühendisi var. Bu kişi, 14 senedir aynı işi yapıyor, o gelmediğinde onun işini yapabilecek kimse yok-1 gün bile izin kullanması problem oluyor....
Neden yapmak istemiyor?
*O olmadığında işler dursun önemini anlasınlar?? J
*Sistem kurulduğunda işyükünün azalacağını bilmemesi – stresi azalacak – daha az risk alacak / Yapılan işin kapsamına göre yapılan iyileştirmenin etkisi farklı
*Daha rahat izin kullanabilme??
*Rotasyon istediğinde kabul edilme ihtimalinin artması??

Bütün bu faydaları çalışana gösterdiğinizde katılımını sağlamak daha kolay olacaktır.

-Doğru ifade kullanmak

-Denemeye teşvik etmek

Her zaman iyileştirmeler yapılabileceğini bilmek, buna herkesin inanmasını sağlamak da önemli.

Ingiltere Forth köprüsü, İskoçya'da bir demiryolu köprüsüdür. 1890 yılında inşa edilmiştir. Metalden yapıldığı ve çok rüzgarlı, nemli bir bölgede olduğu için sürekli boyanması gerekiyor. Yıl içinde sürekli boyama yapılıyor.

120 yıl önce yapılmış bu köprüde boyadan önce kaplama yapılarak 30 yıl boyunca boyama yapılmaması sağlanacak. Her zaman iyileştirme yapılabilir, 120 yıl sonra bile...
"Denedik biz onu olmuyor...  Eski köye yeni adet??" gibi söylemlere iyi bir cevap olabilir bu örnek.

Hayatta Yalınlık

Bir defa sürekli iyileştirme ve parçası olan yalın çalışmalarla ilgilenmeye başladığımızda görüyoruz ki hayatımızın her alanında iyileştirmeler yapabiliriz.

İnsanoğlu yapısı gereği sürekli iyileştirmeye açık-kendisini bilerek kapatmadıkça-. Çünkü bizler memnuniyetsiz canlılarız, içinde bulunduğumuz durumdan genellikle rahatsız oluruz, ama şikayet ederiz. Tek yapmak gereken farkında olduğumuz ve rahatsızlık duyduğumuz bu durumdan kurtulmak istememiz ve bunun için ihtiyacımızı belirleyip harekete geçmek.

Böyle söyleyince çok kolay gibi görünüyor, birkaç defa yaptığınızda artık kolay gibi geliyor da. Deming'in yıllar önce ortaya koyduğu problem çözme adımlarını bir defa uygulamaya başladık mı her alanda her yerde uygulayabildiğimizi görüyoruz. Üretim hatlarında, finansta, lojistikte, gıda sektöründe, hizmet sektöründe ve hatta iş dışı özel hayatımızda... Önemli olan rahatsızlığın keşfi ve Planla-Uygula-Kontrol et-Önlem Al adımlarının hiçbirini atlamadan uygulayabiliyor olmamız.

İncelediğimiz konu çok basit bir konu olabilir. Evimizin dağınıklığı, mutfakta çok zaman harcamamız, kitap okumak için zaman bulamamamız ya da buna benzer özel hayatımızdan örnekler olabilir. Bunları incelerken yapmaya çalıştığımız kişisel verimliliğimizi arttırmak, tıpkı üretimdeki yalın çalışmalarda işçilikteki verimliliği iyileştirmek için israfların belirlenip ortadan kaldırılması için çalıştığımız gibi.

Hizmet sektöründe de nadiren uygulamalarını gördüğümüz yalın çalışmalardan bir örnek paylaşmak istiyorum. Starbucks'ta işçilik verimliliğini iyileştirmek için yapılan çalışmayı görebilirsiniz, bu videoda da göreceğiniz gibi önemli olan analizi yapıp harekete geçmek.

Siz de harekete geçin, hayatınızı iyileştirin!