Geri bildirimde bulunmak çok mu zor?

Bir firmaya iş veriyorsunuz, teslim tarihi Çarşamba günü olan bir ürününüz için Çarşamba sabahı aradığınızda "Cuma günü teslim edeceğiz biz onları" cümlesini duyunca ne yaparsınız?

Ya da bir iş arkadaşınızdan size gelecek bir raporu kullanarak hazırlayacağınız bir doküman var. Dokümanı zamanında yetiştirebilmek için ondan raporu Salı öğleye kadar alabilmeniz gerekiyor. Salı öğlen onun gerçekten yetiştirmek için çok uğraştığını ama raporu zamanında yetiştiremeyeceğini öğreniyorsunuz. Ne yaparsınız?

Bunların olmasını engellemek için iş yerlerinde ne yapmak gerekir?

Raporla-Haber Ver-Danış felsefesini uygulasak? Bir işi yaparken konuyla ilgili olan kişileri sürece dahil etsek ve durumu yerinde kontrol ederek bilgilendirme yapsak, gerektiğinde yöneticimizin ya da arkadaşlarımızın da desteğini alarak ilerlesek. 

• Raporla :

1. İşin yapıldığı yere düzenli olarak gidip durumu gözlerimizle görelim
2. Plana göre nerede olduğumuzu tespit edelim (PUKÖ)
3. Durumu raporlayalım. (5N 1 K kullanarak)

Kaynak Bölümünün şefi Selim, Takım lideri Mehmet’e fikstür revizyonuyla ilgili bir görev verir. Perşembe günü revize edilmiş fikstürle yeni üretim yapılacaktır. 

Mehmet işi bitirince Selim’e haber verecektir. Ama Çarşamba günü bir problem olur ve Mehmet Selim’e gecikmeyi haber verir. Selim gecikme karşısında şok olur. 

Sizce Mehmet ne yapmalıydı?

• Haber Ver :

1. Önce sonucu, sonra gelişmeleri aktaralım. (Bilgi verdiğiniz kişi önce sonucu duymak ister)
2. Önce gerçek durumu açıklayalım, sonra kendi görüşlerimizi ekleyelim.
3. Verilen görevi tamamlayınca görevi veren kişiye hemen bilgi verelim.
4. Planda bir değişiklik olduğunda bilgi verelim.
5. Anormallik olduğunda bilgi verelim.
6. İşler kötüye gidiyorsa daha erken bilgi verelim.
7. Olabilecek problemleri önceden haber verelim. Varsa çözüm önerilerinizi ekleyelim.
8. Kısa, kesin ve basit ifadeler kullanarak rakamlarla ve isimlerle konuşalım.

• Danış

1. Bütün problemleri kendimiz çözmeye kalktığımızda  her şey daha kötüye gidebilir.
2. Takım olarak problemi nasıl çözebileceğimize odaklanalım.
3. Yöneticimizin ve/veya arkadaşlarımızın desteğini isteyelim.

Tüm bunları yapmak çok basit gibi görünse de bu basamaklardan birilerini atladığımızda süreçle ilgisi olan kişileri eksik bilgilendirmiş oluyoruz. Süreç hakkında bizim bildiğimiz bazı konuları bilmesinin süreci ne kadar geciktireceğini ya da problemi onun da zaten görebileceğini düşünüyoruz. 

Hiçbir konuda varsayım yapmasak, düşündüğümüzü ya da durumu net olarak aktarıp teyidini alsak hepimiz için iş yapmak daha kolay olmaz mı?

SA 8000 Sosyal Sorumluluk Sistemi denetiminden ne öğrendik?

SA 8000 Sosyal Sorumluluk Yönetim Sistemi, 2016 yılında yeni öğrendiğimiz bir yönetim sistemi. 

Dünyada SA 8000 yönetim sistemine ihtiyaç duyulma sebepleri genellikle aşağıdaki gibi sıralanıyor

1. Gelişmekte olan ülkelerdeki çalışma koşullarının göz ardı edilemeyecek kadar kötü olması
2. Sivil toplum örgütlerinin çalışma koşullarını iyileştirmek için çalışma yapmaları
3. Yatırımcıların, yatırım kararı verirken şirketin karlılığının yanında sosyal sorumluluklarına uygun faaliyet gösterip göstermediklerini de dikkate almaları

Ana başlıklarıyla SA 8000 aşağıdaki gibi sıralanıyor.

1.Çocuk İşçi Çalıştırma

2.Zorla ve Zorunlu Çalıştırma

3.Sağlık ve Güvenlik

4.Toplu İş Sözleşmesi ve Sendikal Süreçler

5.Ayrımcılık

6.Disiplin Yönetimi

7.Çalışma Saatleri

8.Ücretlendirme

9.Yönetim Sistemi (Yönetimin Sahiplenmesi, Politika, Prosedür ve Reel Uygulamalar)

    9.1 Politikalar, Prosedürler, Kayıtlar

    9.2 Sosyal Performans Ekibi

    9.3 Risk Tanımlaması ve Değerlendirilmesi

    9.4 İzleme ve Takip

    9.5 Katılım ve İç İletişim

    9.6 Şikayet Yönetimi ve Karar Prosedürü & Uygulaması

    9.7 Dış Denetim ve Hissedarların Katılımı

    9.8 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler 

    9.9 Eğitim 

    9.10 Tedarikçi ve Taşeronların Yönetimi

Her ne kadar standardın el kitabını okumuş ve gerekli hazırlıkları tamamlamış olsak da 1 hafta süren 2.aşama denetim sırasında çok şey öğrendim(k). 9.maddede yönetim sisteminde yer alan konulara yaklaşımımız denetleniyor. 

Hedeflerle yönetimin burada da karşımıza çıktığını görüyoruz. Her şeyde olduğu gibi SA 8000 için de hedeflerimizi belirlemek gerekiyor. Ancak bunu yaparken aşağıdaki çemberi düşünüp bu pasta dilimlerindeki herkesi içerecek amaçlar ve bunlara uygun hedefler belirlemek önemli. 

İşe alım, organizasyonel değişikliklerde (terfi, rotasyon) ve işten çıkarmalarda kriterlerinizin olması işlerin standardizasyonu açısından önemli. Ayrımcılık ilkesine uyum gereği bu kriterleri herkese "Eşit Fırsat" yaratacak şekilde belirlemek gerekiyor. Denetim sırasında kriterlerimizi her yönüyle değerlendirmek için de bir fırsat yakalamış olduk.

Disiplin uygulamalarında alınan kararlarda veri toplayarak, analizlerin yapılarak yorumlanması ve gereken aksiyonların alınması gerektiği de notlarımız arasındaydı. Ancak bu şekilde problemlere kalıcı çözüm bulmak mümkün oluyor.

Özetle yönetim sisteminin özünde çalışma ortamının uygunluğu, yapılacak iyileştirmeler için çalışanlardan alınan verilerin doğru değerlendirilmesi ve aksiyonların alınıp sonuçların değerlendirilmesi yatıyor.

Her denetim, bu şekilde bir öğrenme fırsatı olarak değerlendirilirse firmaların gelişimine büyük katkı sağlayacağı ortada. 

Siz Kaizen Yaparken Hormonlarınız Ne Yapıyor?

Sürekli iyileştirme faaliyetlerine insan boyutundan bakarsak bu çalışmaların insanları ve daha büyük resimde organizasyonel kültürü nasıl etkilediklerini görebiliriz.

Günlük çalışma rutinimizde hangi aşamada beynimizin nasıl çalıştığını görebilirsek, kişisel başarı ya da tatmin için neler yapılabileceğinin yanında organizasyon olarak da nasıl ilerlememiz gerektiğini görebiliriz.

Önce yazımızda bahsedeceğimiz hormonlarımızı kısaca tanıyalım:

• Dopamin - Başarı elde ettiğimizde salgılanır
• Seratonin - Tanınmayla salgılanır
• Oksitosin - Fiziksel temasla salgılanır, güven hormonu
• Kortizol - Güvende ve değerli hissetmediğimiz zaman salgılanır
• Endorfin - Fiziksel acıyı gizlemek için salgılanır

To do list yapıp bu liste üzerinden yaptıklarımızı işaretlediğimizde, daha küçük boyutta paylaştığımız bir yazının aldığı her "like"ta, bir işi başardığımızda vücudumuzda Dopamin hormonu salgılanır. Yaptığımız Kaizen çalışmalarında adımları ne kadar net ifade eder, ekip çalışması içinde her tamamlanan adımı to do listelerimizdeki konulardan biri gibi değerlendirirsek her adımda başarıyı hissederek ilerleyebiliriz. Çalışanın firma hedeflerinin yerine getirilmesi durumunda, başarı hissi yaratacak iyi tanımlanmış bir vizyon etkin olabilir. 

Kaizen çalışmalarının sonunda yapılan sunumlara bir lider, yönetici olarak katılımınız ekibe Seratonin hormonu salgılatıyor. Tanınma duygusunu yaşadıkları için. Yani yapılan Kaizen çalışmalarınız azalmış ve katılım oranı düşmüşse siz sunumlara ne kadar katılabiliyorsunuz dönüp ona bir bakın. Tabi bu katılımlarda Seratonin hormonunu salgılayan yalnızca ekip olmayabilir. Bir ekip düşünün, sunum yaparken çalışmaya verdiğiniz destek için yöneticisine teşekkür ediyor. Böyle bir durumda yöneticide de seratonin hormonu salgılanıyor. 

Birçok araştırma yüksek seratonin seviyesinde olan atletlerin baskı altındaki durumlarda daha iyi performans sergilediklerini ortaya koyuyor. Tanınma ve bazı diyet takviyelerinin alınmasının yanında, seratonin hormonunun artmasını sağlayan diğer iki konu da egzersiz ve gün ışığı. Çalışanlarınızın egzersiz yapmasını ve gün ışığı görmesini sağlayabiliyorsanız onların iyi hissetmesine ve daha iyi performans göstermesine katkıda bulunmuş olacaksınız.

Oksitosin, doğum sırasında kadın vücudunda salgılanan bir hormon. Fiziksel temasla ortaya çıkar., sarılma ya da tokalaşma gibi. Araştırmalar, oksitosinin bir güven hormonu olduğunu da ortaya koyuyor. Bir çalışma ortamına yeni girdiğinizde oksitosin seviyeniz düşük olacaktır, güven duygusu artıp iyileştikçe normal seviyesine çıkar.

Yüksek oksitosin hormonu seviyesi, bizi daha iyi problem çözücüler haline getiriyor. Yine firma içindeki durumumuzu ele alırsak, ekibimize yöneticimize güvendiğimiz sürece iyileştirme yapmak istiyoruz. Oksitosin seviyesini arttırmak istiyorsanız sarılın, sarılmanın mümkün olmadığı noktalarda tokalaşın, omzuna dokunup desteğinizi hissettirin. Biri konuşurken onu göz teması kurarak dinlemenin de oksitosin seviyesini arttırdığı tespit edilmiş. Telefonunuzu, bilgisayarınızı bir kenara bırakın ve sizinle konuşmaya gelen kişiyi gerçekten dinleyin.

Kortizol hormonu, stresli, korku dolu veya endişeli olduğumuz zamanlarda salgılanır. Kortizolün en kötü yanı, oksitosin engelleyicisi olması ve yeterince salgılandığında bağışıklık sistemimizde bozukluklara yol açmasıdır. Güven vermeyen yöneticilerin, çalışanları hasta etmesi ya da kötü duruma düşürmesi buna örnek olabilir. Yeterli uyku uyumak, müzik dinlemek kortizol seviyesini düşürüyor. Yapılan bir araştırmaya göre 6 saat uyuyan kişilerde 8 saat uyuyanlara göre %50 daha yüksek kortizol seviyesi tespit edilmiş.

Endorfin hormonu halk arasında mutluluk hormonu olarak bilinir. Vücut tarafından üretilen en güçlü uyuşturucudur, doğal morfindir. Daha çok spor yapılınca, mutlu bir haber alınca veya çikolata yendiğinde salgılanır. Endorfini vücutta arttırmanın yolu spor yapmaktan geçiyor. Mutlu çalışanların daha üretken daha etkin olduklarını düşünürsek hepimizin mutlu olmak için ayrıca bir sebebi var demektir.

Bu formülü bilmek hem kendi yaşantımızı düzenlemek hem de başkalarına destek olmak için bize yol gösterebilir. Siz en çok hangi hormonu salgılıyorsunuz?

Resim Kaynak : http://www.psychguides.com/