Geri bildirimde bulunmak çok mu zor?

Bir firmaya iş veriyorsunuz, teslim tarihi Çarşamba günü olan bir ürününüz için Çarşamba sabahı aradığınızda "Cuma günü teslim edeceğiz biz onları" cümlesini duyunca ne yaparsınız?

Ya da bir iş arkadaşınızdan size gelecek bir raporu kullanarak hazırlayacağınız bir doküman var. Dokümanı zamanında yetiştirebilmek için ondan raporu Salı öğleye kadar alabilmeniz gerekiyor. Salı öğlen onun gerçekten yetiştirmek için çok uğraştığını ama raporu zamanında yetiştiremeyeceğini öğreniyorsunuz. Ne yaparsınız?

Bunların olmasını engellemek için iş yerlerinde ne yapmak gerekir?

Raporla-Haber Ver-Danış felsefesini uygulasak? Bir işi yaparken konuyla ilgili olan kişileri sürece dahil etsek ve durumu yerinde kontrol ederek bilgilendirme yapsak, gerektiğinde yöneticimizin ya da arkadaşlarımızın da desteğini alarak ilerlesek. 

• Raporla :

1. İşin yapıldığı yere düzenli olarak gidip durumu gözlerimizle görelim
2. Plana göre nerede olduğumuzu tespit edelim (PUKÖ)
3. Durumu raporlayalım. (5N 1 K kullanarak)

Kaynak Bölümünün şefi Selim, Takım lideri Mehmet’e fikstür revizyonuyla ilgili bir görev verir. Perşembe günü revize edilmiş fikstürle yeni üretim yapılacaktır. 

Mehmet işi bitirince Selim’e haber verecektir. Ama Çarşamba günü bir problem olur ve Mehmet Selim’e gecikmeyi haber verir. Selim gecikme karşısında şok olur. 

Sizce Mehmet ne yapmalıydı?

• Haber Ver :

1. Önce sonucu, sonra gelişmeleri aktaralım. (Bilgi verdiğiniz kişi önce sonucu duymak ister)
2. Önce gerçek durumu açıklayalım, sonra kendi görüşlerimizi ekleyelim.
3. Verilen görevi tamamlayınca görevi veren kişiye hemen bilgi verelim.
4. Planda bir değişiklik olduğunda bilgi verelim.
5. Anormallik olduğunda bilgi verelim.
6. İşler kötüye gidiyorsa daha erken bilgi verelim.
7. Olabilecek problemleri önceden haber verelim. Varsa çözüm önerilerinizi ekleyelim.
8. Kısa, kesin ve basit ifadeler kullanarak rakamlarla ve isimlerle konuşalım.

• Danış

1. Bütün problemleri kendimiz çözmeye kalktığımızda  her şey daha kötüye gidebilir.
2. Takım olarak problemi nasıl çözebileceğimize odaklanalım.
3. Yöneticimizin ve/veya arkadaşlarımızın desteğini isteyelim.

Tüm bunları yapmak çok basit gibi görünse de bu basamaklardan birilerini atladığımızda süreçle ilgisi olan kişileri eksik bilgilendirmiş oluyoruz. Süreç hakkında bizim bildiğimiz bazı konuları bilmesinin süreci ne kadar geciktireceğini ya da problemi onun da zaten görebileceğini düşünüyoruz. 

Hiçbir konuda varsayım yapmasak, düşündüğümüzü ya da durumu net olarak aktarıp teyidini alsak hepimiz için iş yapmak daha kolay olmaz mı?